Die E-Bilanz – eine neue Herausforderung für Unternehmer und ihre Steuerberater

I. Einführung

Mit dem Steuerbürokratieabbaugesetz  in 2008 hat der Gesetzgeber die Weichen für den Ausbau der elektronischen Kommunikationswege zwischen dem Steuerpflichtigen und der Finanzverwaltung geschaffen. Ziel ist es, die bislang papierbasierten  Verfahrensabläufe durch elektronische Kommunikation zu ersetzen und hierdurch das Besteuerungsverfahren insgesamt zu rationalisieren.

Ein wesentliches Element der Vereinfachung ist die elektronische Übermittlung  von unternehmerischen Steuererklärungen ab dem Veranlagungszeitraum 2011. Basis dieser Steuererklärungen wiederum  ist bei Vorliegen einer Einheitsbilanz die Handelsbilanz bzw. eine von der Handelsbilanz abweichende Steuerbilanz. Der Gesetzgeber hat daher durch das Steuerbürokratieabbaugesetz auch die elektronische Übermittlung der den Steuererklärungen beizufügenden Bilanz, ggf. mit einer Überleitungsrechnung nach § 60 EStDV, die sog. E-Bilanz, beschlossen.

II. Gesetzliche Grundlagen

Gemäß § 5b EStG sind die (Steuer-)Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung künftig nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung an das zuständige Finanzamt zu übermitteln.  Mit BMF-Schreiben vom 28.09.2011 sowie Bekanntgabe der zugehörigen E-Bilanz-Taxonomie am 05.10.2011 (HGB-Taxonomie 5.0) hat die Finanzverwaltung den geforderten Inhalt der kommenden E-Bilanz veröffentlicht. Hierin eingeflossen sind die Erkenntnisse, die die Finanzverwaltung aus der in 2011 durchgeführten Pilotphase gewonnen hat.

III. Anwendungsbereich und –zeitpunkt

Die Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung betrifft die jährliche Bilanz sowie alle Sonderbilanzen wie z. B. Eröffnungsbilanzen, Liquidationsbilanzen, Übertragungs- und Übernahmebilanzen nach dem UmwStG, sowie Ergänzungs- und Sonderbilanzen bei Personengesellschaften.

Von dieser Regelung betroffen sind alle Steuerpflichtigen, die ihren Gewinn nach den §§ 4  Abs. 1, 5 oder 5a EStG durch Betriebsvermögensvergleich ermitteln. Hierbei existieren keine rechtsformabhängigen oder größenspezifischen Ausnahmen. Die Vorschrift gilt somit gleichermaßen für kleine und mittelgroße Betriebe i.S. d. HGB  sowie für Großunternehmen.

Zur Vermeidung unbilliger Härten kann die Finanzverwaltung auf Antrag auf eine elektronische Übermittlung verzichten. Die Entscheidung hierüber steht grundsätzlich im Ermessen der Steuerbehörde; dieses Ermessen ist jedoch zu Gunsten des Steuerpflichtigen auszuüben, wenn eine elektronische Übertragung nach vorgegebenen Datensatz für den Steuerpflichtigen wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist.

Der Anwendungszeitpunkt ist im Zuge der Umsetzung der Regelung mehrfach
verschoben worden. Durch die Anwendungszeitpunktverschiebeverordnung vom 20.12.2010 wurde der ursprüngliche Anwendungszeitpunkt auf das Wirtschaftsjahr verschoben, das nach dem 31.12.2011 beginnt. Das aktuelle BMF-Schreiben vom 28.09.2011 enthält darüber hinaus eine sog. Nichtbeanstandungsregel. Diese besagt, dass es nicht beanstandet wird, wenn bilanzierende Unternehmen ihre Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung für das Jahr 2012 noch nicht elektronisch, sondern weiterhin in Papierform – ohne Anwendung des umfangreichen Taxonomie-Schemas – übermitteln. Im Ergebnis sind damit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtend erstmals in 2014 für 2013 (bei abweichendem Wirtschaftsjahr in 2015 für 2014) elektronisch zu übermitteln.

Für Personenhandelsgesellschaften, ausländische Betriebsstätten und steuerbefreite Körperschaften ist eine stufenweise Einführung bis 2015 vorgesehen.

IV. Übermittlungsgegenstand und Taxonomie

Zu übermitteln ist entweder eine Steuerbilanz oder aber einer Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung, sofern in der Handelsbilanz  Ansätze oder Beträge enthalten sind, die nicht den steuerlichen Vorschriften entsprechen. 

Der Inhalt der Bilanz mit ggf. Überleitungsrechnung und der Gewinn- und Verlustrechnung sind künftig in Form eines von der Finanzverwaltung vorgeschriebenen Datensatzes zu übermitteln. Dieser Datensatz basiert auf einer vorgegebenen Taxonomie, die letztendlich  ein Ordnungsschema für die Bilanz- und GuV-Positionen darstellt.

Die Steuer-Taxonomie basiert auf der HGB-Taxonomie in der Version 5.0 und wurde lediglich für steuerliche Zwecke erweitert. Sie steht unter www.eSteuer.de zur Ansicht und zum Abruf zur Verfügung.

Grundsätzlich existieren verschiedene Taxonomien. Die sog. „Kerntaxonomie ist  rechtsformunabhängig für alle Einzelunternehmen, Personen- und Kapitalgesellschaften anzuwenden. Darüber hinaus existieren sog. Spezial- und Ergänzungstaxonomien für bestimmte Branchen wie z. B. die Wohnungswirtschaft, Pflegeinrichtungen etc.

Die Steuertaxonomie umfasst ein Stammdaten-Modul (Global Common Document = GCD-Modul) sowie ein Jahresabschlussmodul (General Accepted Accounting Principles = GAAP-Modul). Über das GCD-Modul werden Dokumenteninformationen sowie Informationen zum Unternehmen und zum Bericht abgefragt; innerhalb des GAAP-Moduls sind verpflichtend zu übermitteln die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Ergebnisverwendung  bei Ausweis eines Bilanzgewinns. Je nach Rechtsform ist zudem eine Kapitalkontenentwicklung (verpflichtend ab 2015) hinzuzufügen. 

In der Taxonomie sind bestimmte Positionen als sog. „Mussfelder“ gekennzeichnet. Diese Felder bilden den Mindestumfang des zu übermittelnden Datensatzes und sind daher zwingend - im Zweifel mit einem Nullwert = NIL-Wert - auszufüllen.

Um gravierende Eingriffe in das Buchungsverhalten der Steuerpflichtigen zu vermeiden, aber dennoch einen hohen Grad an Standardisierung zu erreichen, enthält die Taxonomie Auffangpositionen. Diese Felder kann der Steuerpflichtige zur Sicherstellung der rechnerischen Richtigkeit nutzen, sofern eine durch Mussfelder vorgegebene Differenzierung für einen bestimmten Sachverhalt nicht aus der Buchhaltung ableitbar ist. Wenn der Steuerpflichtige z. B. in seiner Finanzbuchhaltung bei den Umsatzerlösen keine Differenzierung nach Umsatzsteuertatbeständen vorgesehen hat, kann er die Erlöseauch insgesamt in einer hierfür vorgesehenen Auffangposition „Umsatzerlöse ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen“ übermitteln.

Die Auffangpositionen sollen die Einführung der E-Bilanz erleichtern und sind daher für einen Zeitraum von 5 - 6 Jahren in der Taxonomie vorgesehen.

Zur Übermittlung der Daten hat die Finanzverwaltung den Standard XBRL
(= extensible Business Reporting Language) ausgewählt, der bereits für die elektronische Übermittlung der offenzulegenden Unterlagen an den elektronischen Bundesanzeiger verwendet wird. Es handelt sich hierbei um einen international verbreiteten Standard für den elektronischen Datenaustausch, der es ermöglicht, Daten in standardisierter Form  aufzubereiten und mehrfach zu nutzen.

Übertragen werden die Daten mittels des von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten Elster Rich Client (ERIC). Dieser führt nach seinem Aufruf zunächst eine Plausibilitätsprüfung durch. Sollte auch nur ein einziges Mussfeld nicht ordnungsgemäß ausgefüllt sein, führt dies zur Rückverweisung des gesamten Datensatzes mit der Folge, dass die Daten nicht übertragen werden.

V. Handlungsempfehlungen für 201

Auch wenn die verpflichtende elektronische Übermittlung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung erst frühestens in 2014 für 2013 erfolgen muss, sollten Sie bereits jetzt gemeinsam mit uns überlegen, welche Aufgaben noch in 2011 bzw. in 2012 anstehen, um die gesetzlichen Vorgaben zumindest bis Ende 2012 umzusetzen. Hierbei ist zu unterscheiden, ob die laufende Finanzbuchhaltung und die Steuerdeklaration durch uns als ihren Steuerberater erfolgt oder aber die Finanzbuchhaltung  durch Sie in einem eigenständigen Rechnungswesen und die Steuerdeklaration durch uns als ihren Steuerberater vorgenommen wird.

Sofern aufgrund der Größe des Unternehmens sowohl die laufende Finanzbuchhaltung als auch die Steuerdeklaration durch den Steuerberater erfolgen, ist hierdurch eine einheitliche Datenbasis geschaffen. Die beim Steuerberater zum Einsatz kommenden Buchhaltungsprogramme wurden zumeist hinsichtlich ihres Kontenrahmens bereits in 2011 auf die neue Taxonomie umgestellt. So hat die DATEV z. B., die an dem  Pilotprojekt teilgenommen hat, ihre Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 bereits an die neu geforderte Steuertaxonomie angepasst. Die Finanzverwaltung hat sich im Gegenzug bei der Ausgestaltung der Steuertaxonomien insbesondere an den Standardkontenrahmen SKR 04 angelehnt, so dass  sich bei einem Vergleich des DATEV-Kontenrahmens SKR 04 mit der Kerntaxonomie der Finanzverwaltung erhebliche Übereinstimmungen finden lassen. Die Umstellung bei diesen Steuerpflichtigen dürfte daher mit nicht allzu großem Mehraufwand durch den Steuerberater möglich sein.

Komplexer wird der Fall bei  Unternehmen, die über ein eigenständiges Rechnungswesen verfügen, das steuerliche Ergebnis aber i. d. R. durch eine durch den Steuerberater erstellte Überleitungsrechnung bzw. eine eigenständige Steuerbilanz ermittelt wird. Damit kommen die Informationen nicht mehr aus einer einheitlichen Datenbasis. Der Datentransfer vom Mandanten zum Steuerberater muss daher durch eine geeignete Datenschnittstelle gewährleistet sein. Zudem ist zu prüfen, ob die beim Mandanten  zum Einsatz kommende Buchhaltungssoftware grundsätzlich  für die Datenübermittlung im XBRL-Standard geeignet ist.  Wir empfehlen Ihnen, sich noch in diesem Jahr mit ihrem Softwareunternehmen in Verbindung zu setzen und die vorgenannten Punkte abzuklären und insbesondere abzustimmen, ob der ab 2012 zur Anwendung kommende Kontenrahmen  bereits den Anforderungen an die Steuertaxonomie genügt.

Da die Umstellung auf die Steuertaxonomie und die damit verbundenen organisatorischen und technischen Änderungen  eine gewisse Vorbereitungszeit im Unternehmen selbst erfordern, empfehlen wir Ihnen, bereits jetzt mit den Vorbereitungsarbeiten zu beginnen. Gegebenenfalls  ist die Finanz- und Steuerbuchführung insgesamt neu zu strukturieren, die Kontenpläne zu erweitern oder die Zuordnung der Geschäftsvorfälle zu den Konten neu zu gestalten. So können Sie die sich ergebenden steuerlichen Änderungen bereits an der Quelle, d. h. in Ihrem betrieblichen Rechnungswesen unterjährig erfassen. In den vorgenannten Bereichen müssen Sie daher Ihre Prozesse im Unternehmen anpassen, um weiterhin ein rationelles und effizientes Arbeiten zu garantieren.

Durch die Einführung der E-Bilanz und deren elektronische Übertragung wird die Finanzverwaltung in die Lage versetzt, die Betriebsprüfungen künftig besser zu planen und rationeller zu gestalten. Der Vorteil dieser Umstellung liegt daher eindeutig bei der Finanzverwaltung und führt dort zu einer wesentlichen Entlastung. Bei den Unternehmen kommt es nunmehr darauf an, die erforderlichen Anpassungen möglichst rationell und effizient zu gestalten, um den Umstellungsaufwand möglichst gering zu halten und  durch die zwangläufig erforderlichen Umstellungen im eigenen Betrieb zumindest für die Zukunft die  eigenen Prozessabläufe zu optimieren.