Existenzgründung (1)

I. Vorbemerkung

Die Existenzgründung ist nicht nur für viele Menschen eine der wichtigsten Entscheidungen, die man in einem Leben treffen kann, sondern hat auch volkswirtschaftlich eine hohe, oft unterschätzte Bedeutung. In den letzten Jahren lässt sich eine deutliche Tendenz zu unternehmerischer Unabhängigkeit erkennen. Um Existenzgründern, aber auch Beratern eine Hilfestellung zu geben, haben wir eine Spezialreihe verfasst, die aus 3 Teilen besteht:

(1) Existenzgründung,

(2) Checklisten zur Existenzgründung und

(3) Förderprogramme.

Die betriebswirtschaftliche Existenzgründungsberatung umfasst die finanzielle und außerfinanzielle Planung  eines gesamten Unternehmens vor und während der Gründung sowie in der Anlaufphase des Unternehmens.

Die nachfolgenden Ausführungen sollen einen Überblick über die verschiedenen Planungsschritte geben.

II. Vorgründungsplan

1. Persönliche Eignung

Oft wird das Kriterium der persönlichen Eignung des Unternehmens zur Existenzgründung unterschätzt. Der Unternehmer sollte im Vorfeld der Existenzgründung sicher sein, dass er die notwendigen persönlichen und fachlichen Voraussetzungen zur Existenzgründung besitzt. Eine Hilfe zur Einschätzung der persönlichen Voraussetzungen könnte eine Gegenüberstellung der jeweiligen Stärken und Schwächen im persönlichen und fachlichen Bereich sein. Das soziale Umfeld des Unternehmers sollte eine Absicherung darstellen, um die Anforderungen der Unternehmensgründung bewältigen zu können (persönliche und familiäre Absicherung).

a) Persönliche Voraussetzungen

Der Unternehmer sollte physisch wie psychisch belastbar sein, um in künftigen Stresssituationen und bei simultan auftretenden Problemen zur jeweils sinnvollsten Lösung zu gelangen. Darüber hinaus sollte er analytische Fähigkeiten sowie Entschlusskraft besitzen, um unternehmerisch optimale Entscheidungen treffen zu können. Motivationsfähigkeit ist notwendig, um Mitarbeiter auch in schwierigen Situationen anzuspornen. Schließlich sollte er sozial initiativ sein, um eine schnelle Kontaktaufnahme zu Dritten ermöglichen zu können. Zeitliche  Einsatzbereitschaft, Verkaufsgeschick, Lernwilligkeit, Kreativität, Mobilität sowie ein „gewinnendes“ Auftreten runden das Bild ab. Schließlich bedarf es einer persönlichen Stabilität, um etwaig auftretende Rückschläge verarbeiten zu können.

b) Fachliche Voraussetzungen

Unverzichtbare Voraussetzung ist ein konkurrenzfähiges Fachwissen sowie ausreichende Markt- und Branchenkenntnis (z.B. im Hinblick auf die Wettbewerbsverhältnisse), um auf variierende Bedingungen zeitnah reagieren zu können. Bei einem bestehenden oder einem Arbeitsverhältnis aus jüngerer Vergangenheit ist zu prüfen, ob der Arbeitsvertrag ggf. ein Wettbewerbsverbot enthält, das die Ausübung einer Tätigkeit in dieser Branche verbietet.

2. Gründungsvorhaben

a) Geschäftsidee

Eine zentrale Rolle im Rahmen der Existenzgründung nimmt die Geschäftsidee ein. Für die spätere Präsentation der Idee bei potenziellen Kapitalgebern sollten die Eigenschaften und Merkmale des Produktes bzw. der Dienstleistung genau definiert sein. Klarheit sollte darüber bestehen, was das Produkt bzw. die Dienstleistung alles können soll und wie gut es im Vergleich zu Konkurrenzangeboten ist. Darüber hinaus ist wichtig, dass der Name des Produktes bzw. der Dienstleistung ansprechbar und leicht verständlich ist und keine negativen Assoziationen weckt. Sollte die Geschäftsidee ein neuartiges Produkt oder eine neuartige Dienstleistung sein, so sollte im Vorfeld zunächst ein Prototyp entwickelt werden. Für diese Entwicklung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden.

b) Zulassungsvoraussetzung

Zulassungsbeschränkungen können sowohl auf Produkt- bzw. Dienstleistungs- als auch auf Unternehmensebene bestehen. Produkte müssen in der Regel spezielle Anforderungen an Sicherheit, Gebrauchstauglichkeit, Handhabung und Umweltverträglichkeit erfüllen, da sie nicht eingesetzt werden sollten, ohne Funktionstests bestanden zu haben. Dieser Zeitaufwand ist daher bei der Gründungsplanung zu berücksichtigen.

Auf Unternehmensebene sind die öffentlich-rechtlichen Voraussetzungen für die Unternehmensgründung zu erfüllen. Die Ausübung eines Gewerbes ist zwar nach § 1 Abs. 1 GewO grundsätzlich jedermann gestattet, es existieren jedoch in der Gewerbeordnung selbst sowie in anderen Spezialgesetzen (z.B. Handwerksordnung) besondere Zulassungsvoraussetzungen. Der Großteil der freien Berufe bedarf von Gesetzes wegen bestimmter bestandener Examina.

Zusätzlich existieren branchenspezifische Zulassungsbeschränkungen. So erfordert z.B. der Betrieb einer Gaststätte u. a. einen Zuverlässigkeitsnachweis, einen Sachkundennachweis, ein Führungszeugnis und eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes.

c) Markt- und Konkurrenzanalyse

Im Vorfeld der Existenzgründung kommt der Markt- und Konkurrenzanalyse eine zentrale Rolle zu. Hieraus ergibt sich, ob das Produkt oder die Dienstleistung sinnvoll am Markt platziert werden kann.

Zunächst ist notwendig, die direkten und indirekten Konkurrenten zu identifizieren. Falls das Produkt/Dienstleistung am Markt bereits existiert, sind folgende Maßnahmen vorzunehmen: Definition der Zielgruppe, Identifikation des Hauptkonkurrenten und des Marktführers. Weiterhin ist zu analysieren, wie sich das Produkt von den Konkurrenzprodukten abhebt und zu welchem Preis das Produkt angeboten wird.

Falls das Produkt/Dienstleistung noch nicht existiert, ist u.a. festzustellen, ob hierfür Nachfrage am Markt besteht. Eine Preiskalkulation ist für die Markt- und Konkurrenzanalyse in jedem Fall unabdingbar.

d) Standortanalyse

Der Standort sollte u.a. davon abhängig gemacht werden, welche Zielgruppe bedient werden soll und wie deren Bedarf einzuschätzen ist. Informationen über die demographische und geographische Zusammensetzung der Bevölkerung sowie deren Kaufkraft lassen sich z.B. beim Statistischen Bundesamt erfragen. Darüber hinaus ist für den optimalen Standort eine gute Verkehrsanbindung sowohl für Kunden als  auch für Lieferanten im Regelfall von hoher Bedeutung. Der Standort sollte eher nicht dort gewählt werden, wo bereits viele Konkurrenten vertreten sind. Auch der jeweilige Gewerbesteuerhebesatz und die Mietpreise sollten in die Standortüberlegung einfließen.

Zusätzlich ist eine Genehmigung zur gewerblichen Nutzung der Räume durch die jeweilige Verwaltungsbehörde einzuholen. Die Räume müssen den baurechtlichen Bestimmungen und der Betriebsstättenverordnung entsprechen (Informationen hierzu gibt es bei den Berufsgenossenschaften sowie beim Amt für Arbeitsschutz und Sicherheitstechnik).

3. Personalplanung

Die Überlegung, ob und wie viele Mitarbeiter benötigt werden, sollte für die Anlaufphase und den danach folgenden Zeitraum differenziert betrachtet werden, da insbesondere in der Startphase minimale Kosten aufgewendet werden sollten. Zusätzlich ist zu reflektieren, welche Qualifikation die Mitarbeiter benötigen, was wiederum ausschlaggebend für das Entlohnungsniveau ist. In jedem Fall ist eine Kalkulation der Personalkosten durchzuführen, die in die Ergebnisplanung eingeht.

Berücksichtigt werden sollte, ob die Mitarbeiter als Angestellte, freie Mitarbeiter oder Leiharbeiter beschäftigt werden sollen, da dies für die Höhe und Variabilität der Lohnkosten sowie für die Lohnnebenkosten ausschlaggebend ist. Bei der Beschäftigung von freien Mitarbeitern sind die Vorschriften bezüglich möglicher Scheinselbständigkeit zu beachten.

III. Unternehmensplanung

1. Marketing- und Absatzplanung

Im Rahmen der Marketing- und Absatzplanung sollte zunächst die Kundenstruktur untersucht werden. Hierzu können die in der Markt-/Konkurrenzanalyse gewonnenen Daten verwendet werden. Darüber hinaus sollte reflektiert werden, welche Märkte bzw. Nischen bedient werden sollen. Basis hierfür ist die Analyse der aktuellen Marktsituation, die mögliche Entwicklungen und Risikofaktoren des Marktes berücksichtigten sollte (z.B. Sättigungsgrad des Marktes).

Zusätzlich ist der sog. „Marketingmix“ zu konzeptionieren. Dieser umfasst die folgenden Bestandteile (bei einer Dienstleistung wäre dieser zu modifizieren):

• Produktoptik: Qualität, Markenname, Verpackung
• Entgeldpolitik: Preise, Rabatte, Kreditbedingungen
• Distributionspolitik: Lieferbereitschaft, Transport, Lagerhaltung
• Servicepolitik: Reklamationsbearbeitung, Garantie, Kundendienst
• Kommunikationspolitik: Werbeauftritt, Verkaufsförderung

2. Finanzplanung

Die Finanzplanung ist so zu gestalten, dass sie gleichzeitig Grundlage von Kreditverhandlungen sein kann. Die einzelnen Elemente der Finanzplanung bauen teilweise aufeinander auf, teilweise greifen die ineinander und bedingen sich somit gegenseitig.

Die Finanzplanung sollte mit der Umsatzplanung beginnen, worauf die Investitionsplanung folgt und im Rahmen der Ertragsplanung mit der Erstellung einer Plan-Gewinn- und Verlustrechnung enden. An die Durchführung der einzelnen Planungsschritte sollte zusätzlich eine Liquiditätsplanung angeschlossen werden.

a) Umsatzplanung

Die Umsatzplanung mit Umsatzanalyse und zahlungsflussorientiertem Umsatzplan sollte Grundlage der Finanzplanung sein. Der Umsatzplan ist eng verwoben mit der Markt- bzw. Konkurrenzanalyse einschließlich der dort vorgenommenen Preiskalkulation sowie der Standortanalyse und sollte auf Basis der dort gewonnen Ergebnisse erfolgen.

Der langfristige Planungshorizont der Umsatzplanung sollte zunächst die Gründungsphase von drei Jahren berücksichtigen, Auf der Basis eines kurzfristigen Umsatzplanes, der, unterteilt nach Monaten, das erste Geschäftsjahr umfasst, ist eine überschlägige Hochrechnung auf die nächsten Jahre vorzunehmen. Diese ist im Ablauf der Zeit in eine detaillierte monatliche Umsatzplanung unter Berücksichtigung aller Einflussfaktoren abzuändern (z.B. Preispolitik der Konkurrenz als Reaktion auf das neue Konkurrenzprodukt.)

Bei einem differenzierten Leistungsangebot ist der Umsatz in seine Umsatzarten zu gliedern. Um den Umsatzplan im weiteren Geschäftsverlauf nutzen zu können, sollte er als Soll/Ist Vergleich konzeptioniert sein. Bei Abweichungen zwischen Soll und Ist sind diese zu analysieren; die Resultate sind in die weitere Umsatzplanung zu integrieren.

b) Investitionsplanung

Investitionen in der Gründungsphase sind infolge der regelmäßigen knappen Finanzierungsmittel absatzorientiert auf das notwendige Minimum begrenzt. Bei der Planung zu berücksichtigen sind im Privatvermögen des Unternehmens vorhandene Wirtschaftsgüter, die in das Unternehmen eingebracht werden sollen. Es ist festzustellen, ob die Art des Betriebes Investitionsfolgekosten verursacht, z.B. durch behördliche Auflagen (z.B. aufgrund ArbeitsstättenVO notwendige Klimaanlagen). Ferner ist zu entscheiden, ob neue oder gebrauchte Anlagen erworben werden und ob gemietet bzw. geleast werden soll. Zusätzlich sind die möglichst genau kalkulierten Vorlaufkosten bis zur ersten betrieblichen Leistungserstellung zu berücksichtigen (z.B. Personalkosten, Miete).

Im Rahmen der Investitionsplanung ist ebenfalls das Finanzierungsvolumen als Resultat aus notwendigem Investitionsvolumen und vorhandenem Eigenkapital, bestehend aus vorhandenen Bar- und Sachmittel, zu bestimmen.

Sobald das notwendige Finanzierungsvolumen feststeht, ist auf der Grundlage der bestehenden Finanzierungsbedingungen der aus der Finanzierung entstehende Zinsaufwand zu ermitteln, der wiederum in die Finanzierungskosten der Plan-Gewinn- und Verlustrechnung im Rahmen der Ertragsplanung Eingang findet. Ebenfalls im Rahmen der Finanzierungsplanung zu berücksichtigen sind mögliche öffentliche Hilfen, die gewöhnlich aufgrund ihres Subventionscharakters bezüglich ihrer Bedingungen günstiger sind als Bankkredite. Auf die einzelnen öffentlichen Finanzierungshilfen wird im Special (2) näher eingegangen.

c) Ertragsplanung

Der vorläufige Ergebnisplan ist das Resultat aus Umsatz- und Investitionsplanung und ist nach bilanztechnischen Grundsätzen zu erstellen. Die Basis für den Einkauf von Vorräten sollte zusätzlich eine sogenannte Grundlagenplanung bilden. Hier ist der jeweilige Bestand sowie Zu- und Verkaufsmengen festzuhalten sowie in diesem Zusammenhang anfallende Kosten. Mit in die Plan-Gewinn- und Verlustrechnung sollte eine auf Basis der Planungszahlen kalkulierte Steuerbelastung mit Gewerbe-, Körperschaftsteuer/Solidaritäts-zuschlag und sonstigen Steuern Eingang finden.

Aus dem in diesem Rahmen ermittelten vorläufigen Ergebnisplan ist ersichtlich, ob das Unternehmen für eine weitere betriebswirtschaftliche Analyse überhaupt geeignet ist, d.h. hinreichend Deckungsbeiträge für Finanzierungskosten, Unternehmerlohn und Gewinn erwarten lässt.

Auch hier ist die Planung für das erste Jahr nach Monaten aufzugliedern.

d) Liquiditätsplanung

Zusätzlich zur Ertragsplanung sollte eine ausschließlich an den Zahlungsströmen orientierte Liquiditätsplanung vorgenommen werden. Auch diese ist zunächst auf Monatsbasis zu erstellen.

Der Liquiditätsplan ermittelt die dem Unternehmer nach Abzug aller Kosten und Entnahmen verbleibende Liquidität. Basis ist die Ertragsplanung, wobei ausschließlich die Werte Eingang finden, die einen Liquiditätszu- und –abfluss darstellen. Zusätzlich zu den im Rahmen der Ertragsplanung verwendeten Werten sind in der Liquiditätsplanung ebenfalls Darlehensauszahlungen und die im Rahmen der Finanzierungsplanung berücksichtigten Tilgungsraten als auszahlungswirksame Vorgänge zu berücksichtigen.

Für die Höhe der Privatentnahmen sind im Wesentlichen die allgemeinen Lebenshaltungskosten, zu entrichtende Miete bzw. Finanzierungskosten, Kosten der Krankenversicherung sowie sonstiger Versicherungen zu berücksichtigen.

Der Liquiditätsplan sollte idealerweise anhand eines täglichen Liquiditätsstatus überwacht werden, sodass keine unerwarteten Liquiditätsengpässe entstehen.

3. Öffentliche Finanzierungshilfen

Hauptproblem der Fremdfinanzierung von Existenzgründern ist der Mangel an banküblichen Sicherheiten, wobei darunter das Vorhandensein beleihungsfähigen Immobiliarvermögens zu verstehen ist, welches die Grundlage für die Vergabe langfristiger Mittel darstellt. Daher ist davon auszugehen, dass Banken unabhängig von der Wahl der Rechtsform die Übernahme einer persönlichen Haftung verlangen.

Vor Inanspruchnahme von Bankkrediten ist zunächst die mögliche Gewährung öffentlicher Finanzierungshilfen für Existenzgründer zu überprüfen. (s. Special (2))

4. Rechtsformwahl und Vertragsgestaltung

Die Rechtsformwahl für ein neu zu gründendes Unternehmen wird von anderen Motiven und Zielen getragen, als die Rechtsformwahl eines schon am Markt etablierten Unternehmens, das erweitert, umgewandelt oder verschmolzen werden soll. Der Existenzgründer wird die Entscheidung bezüglich der Rechtsformwahl anhand der folgenden Kriterien entscheiden:

• Haftungsbeschränkung
• Minimierung der Steuerbelastung, u.U. Steuervergünstigung für die Gründungs- und Anlaufphase
• Möglichst geringer Verwaltungsaufwand
• Wirtschaftliche und rechtliche Einflussmöglichkeiten

Folgende Rechtsformen kommen in Betracht:

• Selbstständig/Einzelfirma
• Personengesellschaft
  • GbR
  • Partnergesellschaft
  • OHG
  • KG, GmbH & Co. KG oder
  • AG & Co. KG
• Kapitalgesellschaft
  • GmbH
  • AG

Unter Haftungsgesichtspunkten sind die Kapitalgesellschaft sowie die GmbH & Co. KG zu bevorzugen. Anfangsverluste können steuerlich nur bei Einzelfirmen oder Personengesellschaften mit anderen Einkünften verrechnet werden.

Die verschiedenen Aspekte, die sich teils widersprechen, machen sorgfältige Überlegungen zur Rechtsformwahl notwendig.

An die Rechtsformwahl schließt sich die Ausgestaltung von Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerverträgen sowie Arbeitsverträgen der Mitarbeiter an.

IV. Melde- und Eintragungspflichten

Im Rahmen der Unternehmensgründung sind je nach Existenzgründungsstadium bestimmte Melde- und Eintragungspflichten zu erfüllen.

So ist z.B. vor Eröffnung des Betriebes eine Gewerbeanmeldung vorzunehmen. Diese bewirkt gewöhnlich die Anmeldung beim Finanzamt (dennoch ist eine zusätzliche Anmeldung empfehlenswert). Bei gewissen Tätigkeiten ist zusätzlich eine besondere Zulassung beim Gewerbeaufsichtsamt einzuholen.

Bei Ausübung eines Handwerks ist die Eintragung in die Handwerksrolle zu veranlassen, soweit dies nicht bereits nach Ablegung der Meisterprüfung geschehen ist. Ferner ist der Betriebsbeginn bei der Handwerkskammer anzumelden, soweit dies nicht automatisch durch das Gewerbeamt geschehen ist.

Bei Vorliegen der Kaufmannseigenschaft hat eine Anmeldung beim Handelsregister zu erfolgen (obligatorisch für Kaufleute kraft Gewerbebetrieb, kraft Eintragung und für alle Formkaufleute, fakultativ für Kleingewerbekaufleute und Kannkaufleute).

Sofern Mitarbeiter eingestellt werden, sind diese beim Arbeitsamt sowie bei der Krankenkasse anzumelden.

V. Informationsquellen

Der Existenzgründer kann auf etliche Informationsquellen und auch auf Berater zurückgreifen. Einige seien an dieser Stelle genannt:

• Industrie- und Handelskammer
• Handwerkskammer
• Existenzgründungsinitiativen
• Banken
• Sparkassen
• Genossenschaftsbanken
• Steuerberater
• Rechtsanwälte
• Statistisches Bundesamt
• Unternehmensberater
• Wirtschaftsministerien der Länder
• Internet

Aufgrund ihrer Kenntnisse des Rechnungswesens, der steuerlichen Belange und des betriebswirtschaftlichen Backgrounds sind Steuerberater für die Existenzgründungsberatung prädestiniert. Sie verfügen neben ihrem Beratungs-Know-How oft auch über ein Netzwerk z. B. zu Rechtsanwälten und Banken, das sehr hilfreich sein kann, Im Idealfall - wie bei PNHR - verfügt die Kanzlei über Finanzberater, die auch aus dem Bankensektor stammen.