Steuerliche Aufbewahrungspflichten bei Überschusseinkünften

Allgemeines

Zur Bekämpfung der Steuerhinterziehung wurden neue Regelungen eingeführt. Hierzu zählt § 147a AO aus dem Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz vom 29.07.2009. Er regelt die steuerlichen Aufbewahrungspflichten bei den Überschusseinkünften.

Für die Überschusseinkünfte bestanden in der Vergangenheit keine normierten Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Wegen fehlender Unterlagen war daher eine Überprüfung des Sachverhalts durch die Außenprüfung vielfach erschwert. Ab dem Besteuerungszeitraum 2010 müssen nun auch Privatpersonen Aufzeichnungen über ihre Überschusseinkünfte vornehmen und diese aufbewahren, sofern sie bestimmte Einkommensgrenzen überschreiten.

Einkommensgrenzen

Überschreitet in einem Kalenderjahr die Summe der positiven Überschusseinkünfte eines Steuerpflichtigen die Grenze von € 500.000, so ist er verpflichtet im darauffolgenden Kalenderjahr der Grenzüberschreitung seine Aufzeichnungen und Unterlagen aufzubewahren. Die Verpflichtung zur Aufbewahrung gilt ohne Aufforderung durch die Finanzbehörden.

Zur Ermittlung der Einkunftsgrenze sowie zu den Aufbewahrungspflichten ist jeder Ehegatte  getrennt zu beurteilen. Dies gilt auch bei Zusammenveranlagung. Die negativen Überschusseinkünfte dürfen darüber hinaus nicht mit positiven Überschusseinkünften saldiert werden; so ist zum Beispiel keine Saldierung positiver Kapitaleinkünfte mit negativen Vermietungseinkünften möglich.

Unerheblich ist, aus welcher Überschusseinkunftsart positive Ergebnisse erzielt werden und ob die Überschusseinkünfte aus ausländischen Quellen stammen.

Die Aufbewahrungspflicht wird bei Überschreiten der Grenze der positiven Überschusseinkünfte für das folgende Kalenderjahr ausgelöst, auch wenn ein nur einmaliges Überschreiten der Grenze z.B. wegen eines Grundstücksspekulationsgeschäftes erkennbar ist.

Aufbewahrungspflicht durch behördliche Anordnung

Unabhängig von der Höhe der Überschusseinkünfte besteht eine Aufbewahrungspflicht, wenn der Steuerpflichtige seinen Mitwirkungspflichten bei Geschäftsbeziehungen zu Finanzinstituten in nicht kooperierenden Staaten nicht nachkommt und die Finanzbehörde ihn durch Verwaltungsakt zur Aufbewahrung verpflichtet. Zu den nicht kooperierenden Staaten zählen Staaten oder Gebiete mit denen kein Abkommen besteht, das die Erteilung von Auskünften zur Vermeidung der Doppelbesteuerung vorsieht oder keine Bereitschaft zu einer entsprechenden Auskunftserteilung besteht. Zur Zeit ist diese Regelung allerdings ohne Bedeutung, da nach den Feststellungen des Bundesministeriums der Finanzen vom 05.01.2010 keine nicht kooperierenden Staaten vorhanden sind und daher die oben beschriebene Mitwirkungspflicht nicht greift.

Aufzubewahrende Aufzeichnungen und Unterlagen

Anders als bei den Buchführungspflichten ist zu den Überschusseinkünften explizit nicht geregelt, welche Aufzeichnungen auf welche Art zu führen und welche Unterlagen aufzubewahren sind. Solche Pflichten ergeben sich insoweit nur aus der allgemeinen Steuererklärungspflicht des Einkommensteuergesetzes und den damit verbundenen Mitwirkungspflichten der Abgabenordnung. Der Aufbewahrungspflicht unterliegen danach alle Aufstellungen zu den Einnahmen und Werbungskosten, Konten-, Depot- und Zinsbelege etc., die der Steuerpflichtige zu seinen Überschusseinkünften erhalten und für die Steuererklärung erstellt und gesammelt hat.

Aufbewahrungszeitraum

Die Pflicht besteht mindestens fünf Jahre. Sie endet für das Jahr, dem fünf aufeinander folgende Jahre vorangegangen sind, in denen die Grenze von € 500.000 an positiven Überschusseinkünften je Kalenderjahr nicht überschritten wurde.

Ist die Aufbewahrung jedoch durch Verwaltungsakt der Finanzbehörde angeordnet worden, besteht die Pflicht für die im Verwaltungsakt ausgesprochene Befristung bzw. bis zum Widerruf der Anordnung.

Aufbewahrungsfrist

Die das jeweilige Kalenderjahr betreffenden Aufzeichnungen und Unterlagen sind für die Dauer von sechs Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres.

Beispiel:

Ein Steuerpflichtiger erzielt lediglich im Veranlagungszeitraum 2010 Überschusseinkünfte von mehr als € 500.000. In den nachfolgenden Jahren bleibt er jeweils unter der Grenze. Die Verpflichtung beginnt ab 2011. Da der Schwellenwert von € 500.000 in den fünf aufeinanderfolgenden Kalenderjahren (2011-2015) nicht erreicht wird, endet die Pflicht mit Ablauf des Kalenderjahres 2015. Auch Unterlagen und Belege, die beispielsweise bis zum Ende des Jahres 2015 entstehen, sind somit aufzubewahren und dürfen erst dann vernichtet werden, wenn die sechsjährige Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Aufbewahrungsform und Datenzugriff

Eine bestimmte Form der aufzubewahrenden Aufzeichnungen und Unterlagen ist nicht vorgegeben. Der Steuerpflichtige kann seine Aufzeichnungen und Unterlagen auch auf Datenträgern speichern. Sind die Daten auf Datenträgern erstellt und gespeichert, hat der Steuerpflichtige auf Verlangen die Unterlagen lesbar zu machen und im Rahmen einer Außenprüfung den Datenzugriff zu gewähren.

Zulässigkeit einer Außenprüfung

Durch die Schaffung des § 147a AO wurden die Regelungen zur Zulässigkeit einer Außenprüfung angepasst. Neben den Aufbewahrungspflichten ist bei Überschreiten der € 500.000-Grenze eine Außenprüfung gemäß § 193 Abs. 1 der AO generell zulässig. Einer besonderen Begründung der Prüfungsanordnung bedarf es nicht.

Sanktionen

Kommt ein Steuerpflichtiger im Rahmen einer Außenprüfung, innerhalb einer von der Finanzverwaltung festgesetzten angemessenen Frist, seiner Pflicht zur Vorlage seiner Aufzeichnungen nicht nach, so kann durch die Finanzverwaltung ein sogenanntes Verzögerungsgeld von € 2.500 bis € 250.000 festsetzt werden.

Fazit

Sollte die Summe der positiven Überschusseinkünfte bei Ihnen bereits in 2009 die Grenze von € 500.000,-- überschritten haben, so sind Sie erstmals für 2010 und mindestens für die darauffolgenden Jahre 2011-2014 verpflichtet, alle Unterlagen und Aufzeichnungen, die mit den Einnahmen und Werbungskosten dieser Überschusseinkünfte im Zusammenhang stehen, für den Zeitraum von 6 Jahren aufzubewahren.