Vereinfachungen bei der lohnsteuerlichen Behandlung von Reisekostenerstattungen an Arbeitnehmer

Ausgangslage

Seit dem 01.01.2010 unterliegen Hotelübernachtungen dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7%. Nicht der Steuerer­mäßigung unterliegen insbesondere die Verpflegung (Frühstück etc.) sowie Telefon-, Internet- und TV-Nutzung mit der Folge, dass für diese Leistungen weiterhin der allgemeine Umsatzsteuersatz von 19% anzuwenden ist.

Sofern mehr als eine sonstige Leistung (Übernachtung) vom Hotel angeboten wird, werden in der Rechnung verschiedene Leistungen mit zwei unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen ausgewiesen.

Diese Änderung führte zu erheblichen lohnsteuerlichen Auswirkungen im Rahmen der Reise­kostenerstattungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer (vergleiche hierzu die von uns im Zusammenarbeit mit dem DWS Verlag des wissenschaftlichen Instituts der Steuerberater GmbH erstellte Mandatsinformation zu Beginn des Jahres 2010).

Insbesondere entfiel die bis zum 31.12.2009 häufige Praxis, nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Früh­stück auszuweisen und damit die Möglichkeit einer pauschalen Kürzung der Reisekostenerstattung in Höhe von € 4,80 (20% der Verpflegungspauschale für die Abwesenheit von mehr als 24 Stunden entsprechend den Lohnsteuerrichtlinien).

Neues BMF-Schreiben enthält Vereinfachungen

Die Finanzverwaltung hat mit Datum vom 05.03.2010 ein BMF-Schreiben ver­öffentlicht, welches pragmatische Lösungen bei der Erstattung der Reisekosten an den Arbeitnehmer vorsieht. Insbesondere möchten wir hier zwei Verein­fachungen erwähnen:

1. Sofern in der Hotelrechnung neben der Übernachtung ein Sammelposten für andere Leistungen einschließlich Frühstück ausgewiesen wird, die dem Umsatzsteuersatz von 19 % unterliegen, darf der Arbeitgeber in Anlehnung an die frühere Regelung in den Lohn­steuerrichtlinien einen pauschalen Betrag von € 4,80 für das Frühstück vom Sammelposten abziehen. Den verbleibenden Teil des Sammelpostens darf er als Reisenebenkosten zusätzlich zu den Übernachtungskosten er­setzen. Somit wird für den Arbeitnehmer das gleiche Ergebnis wie vor der Umsatzsteueränderung erzielt.

   Beispiel:

   In der Hotelrechnung ist ein Betrag von € 100,00 (inkl. 7% USt) für die Übernachtung und € 30,00 (inkl. 19% USt) für Frühstück und weitere Reisenebenkosten ausgewiesen. Der Arbeitgeber darf die Über­nachtungskosten von € 100,00 zzgl. der Reisenebenkosten in Höhe von € 25,20 (€ 30,00 abzgl. € 4,80) sowie die steuerfreie Verpflegungspauschale erstatten.

   Der Sammelposten kann beispielsweise als „Business-Package“ oder als „Servicepauschale“ bezeichnet werden. Die Finanzverwaltung beanstandet es auch nicht, wenn der auf die Servicepauschale entfallende Anteil mit 20% des Pauschalpreises angesetzt wird.

2. Sofern der Arbeitgeber vor Reiseantritt durch schriftliche Buchung „Ort und Zeitpunkt der Verpflegung“ bestimmt hat, kann der Sachbezugswert von € 1,57 von den erstattungsfähigen Kosten für die Hotelübernachtung (inkl. Früh­stück) abgezogen und der restliche Betrag steuerfrei erstattet werden. Diese Regelung ist nicht neu, wurde aber in der Vergangenheit aufgrund der aufwendigen Dokumentationsnachweise nur von wenigen Unternehmen genutzt. Das BMF-Schreiben sieht hier eine Vereinfachungs­regel vor. Der Arbeiternehmer darf selbst die Buchung von Übernachtung und Frühstück vornehmen, wenn diese in einer Betriebsvereinbarung oder in einem Arbeitsvertrag geregelt ist und die Buchung vom Arbeitnehmer im Rahmen der von Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungs­möglichkeiten vorgenommen wird (z. B. Hotellisten, vorgegebenen Hotelkategorien oder Preisrahmen).
   Beispiel:
   Der Arbeitnehmer hat selbst nach den betrieblichen Vorgaben eine Hotelübernachtung inkl. Früh­stück gebucht. In der Hotelrechnung ist ein Betrag von € 100,00 (inkl. 7% USt) für die Übernachtung und € 30,00 (inkl. 19% USt) für Frühstück ausgewiesen. Der Arbeitgeber darf die Übernachtungskosten inkl. Frühstück von € 120,00 steuerfrei erstatten. Daneben muss er entweder € 1,57 vom Nettolohn einbehalten oder den Betrag direkt von der Verpflegungspauschale abziehen. Er könnte jedoch auch, den steuer- und sozialversicherungspflichtigen Sachbezugswert von € 1,57 in der Gehaltsabrechnung berücksichtigen und daneben die Verpflegungspauschale in voller Höhe steuerfrei auszahlen.

Steuer-Tipp

Sowohl der Ausweis eines Sammelpostens in der Hotelrechnung als auch der Ansatz des Frühstücks mit dem Sachbezugswert stellen eine großzügige Regelung der Finanzverwaltung für die Abrechnung von Reisekosten bei Arbeitnehmern dar. Um den Arbeitnehmern den höchstmöglichsten Betrag von Reisekosten zu erstatten, empfiehlt es sich, eine Vereinbarung über die Reisekosten entweder generell für das Unternehmen oder mit den entsprechenden Mitarbeitern zu vereinbaren. Diese kann sowohl für Arbeitnehmer als auch für Gesellschafter-Geschäftsführer gesondert vereinbart werden. Gerne stehen wir Ihnen bei Erstellung dieser Vereinbarung beratend zur Seite.