Kassenführung mit elektronischen Kassensystemen

ein Update auf den 01.01.2020

 

I. Vorbemerkung

Bereits mit Special aus Mai 2017 haben wir Sie über die neuen Anforderungen an elektronische Kassensysteme informiert. Die Änderungen für Kassensysteme gelten bereits seit dem 01.01.2017. Sie resultieren aus der sog. Kassenrichtlinie sowie dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen von digitalen Grundaufzeichnungen.

Am 26.09.2017 wurde zudem eine Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV) erlassen, welche im Wesentlichen die Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnungen, die Speicherung dieser Daten, die einheitliche digitale Schnittstelle, die Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung und den auszustellenden Beleg festlegt.

Neben den bereits seit 01.01.2017 geltenden Anforderungen an elektronische Kassensysteme wie Einzelaufzeichnungspflicht, Verfügbarkeit und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen sind ab dem 01.01.2020 weitere Vorschriften zu beachten, die wir im Folgenden erläutern möchten.

II. Verpflichtende elektronische Belegausgabe

Ab dem 01.01.2020 ist die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen gesetzlich vorgeschrieben.

Danach muss für den Kunden ein Beleg erstellt und diesem elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden.

Der Steuerpflichtige hat nach § 148 AO die Möglichkeit, eine Befreiung von der Belegausgabepflicht beim Finanzamt zu beantragen. Die Befreiung kommt jedoch nur dann in Betracht, wenn der Steuerpflichtige nachweisen kann, dass die Belegausgabe eine sachliche und persönliche Härte für ihn darstellt. Die Zumutbarkeitsgrenze gemäß den bisherigen Rechtsprechungen richtet sich hierbei nach der Anzahl der einzelnen Geschäftsvorfälle in einer bestimmten Zeitspanne.

III. Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Gemäß dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sollten Kassensysteme bereits zum 01.01.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht:

  • einem Sicherheitsmodul,
  • einem Speichermedium
  • und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.

Mit BMF-Schreiben vom 06.11.2019 wurde die Verpflichtung über die Implementierung einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung auf bereits bestehende Kassensysteme nunmehr bis zum 30.09.2020 verlängert.

Die Fristverlängerung zur Aufrüstung der Kassen resultiert aus der Tatsache, dass jede technische Sicherheitseinrichtung vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) zertifiziert wird. Die ersten technischen Sicherheitseinrichtungen sind jedoch erst seit Ende dieses Jahres für den Steuerpflichtigen auf dem Markt verfügbar.

Um dem Steuerpflichtigen die Möglichkeit zu geben, die Sicherheitseinrichtung fristgerecht zu installieren, wurde daher die Frist auf den 30.09.2020 verlängert.

Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.

Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.

Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke.

IV. Kassensicherungsverordnung

Die Kassensicherungsverordnung regelt neue Standards zur Verhinderung von Manipulationen an elektronischen bzw. computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen.

Die Kassensicherungsverordnung legt fest:

  • welche elektronischen Aufzeichnungssysteme von der Regelung des § 146a AO umfasst sind,
  • wann und in welcher Form eine Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnung im Sinne des § 146a AO zu erfolgen hat,
  • wie diese digitalen Grundaufzeichnungen zu speichern sind,
  • die Anforderungen an eine einheitliche digitale Schnittstelle,
  • die Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung,
  • die Anforderungen an den auszustellenden Beleg sowie
  • die Kosten der Zertifizierung.

Bitte beachten Sie:

Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Pfand- und Geldautomaten, Taxameter und Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte werden von der KassenSichV nicht erfasst.

V. Mitteilungspflicht

Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, müssen die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mittels einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck elek-tronisch übermitteln.

Da zum heutigen Zeitpunkt ein solcher Vordruck noch nicht veröffentlich wurde und auch derzeit keine Möglichkeit besteht eine Meldung elektronisch vorzunehmen, wurde mit BMF-Schreiben v. 06.11.2019 die Mitteilungsplicht bis auf weiteres verschoben. Der Zeitpunkt der elektronischen Mitteilungspflicht wird vom BMF noch bekannt gegeben.

Grundsätzlich ist binnen eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems dem Finanzamt Folgendes bekanntzugeben:

  • Name des Steuerpflichtigen,
  • Steuernummer des Steuerpflichtigen,
  • Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
  • Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

VI. Kassennachschau

Bereits mit Wirkung ab dem 01.01.2018 wurde die Möglichkeit der Kassen-Nachschau gem. § 146 AO eingeführt.

Die Kassen-Nachschau ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen.

Hierbei können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können.

Überprüft werden sowohl computergesteuerte Kassensysteme, Registrierkassen als auch offene Ladenkassen. Die Kassennachschau ist grundsätzlich bereits seit dem 01.01.2018 zulässig, wobei die elektronisch zertifizierten Kassensysteme erst ab dem 01.01.2020 einer Überprüfung unterzogen werden dürfen.

VII. Weiterverwendung alter Registrierkassen

Wurden Registrierkassen nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft, die den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 (BStBl. 2010 I S. 1342) entsprechen und die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen, dürfen diese Registrierkassen bis zum 31.12.2022 weiterverwendet werden (§ 30 Abs. 3 EG zur AO).

Unverändert eingesetzt werden dürfen zudem offene Ladenkassen. Wobei zu beachten ist, dass auch bei der Führung einer offenen Ladenkasse neben den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung die Geschäftsvorfälle grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen sind. Die Belegausgabepflicht besteht für offene Ladenkassen nicht.

VIII. Neue Sanktionen

Die Tatbestände der Steuergefährdungsvorschrift nach § 379 AO wurden ab dem 01.01.2020 um Ordnungswidrigkeiten im Bereich der Kassenführung erweitert. Das Ausstellen falscher Belege, unrichtige Aufzeichnungen, die Verwendung eines nicht vorgeschriebenen Kassensystems oder ein Bewerben nicht zugelassener Kassensysteme kann somit künftig mit einem Bußgeld von € 5.000 bis € 25.000 geahndet werden.

IX. Zusammenfassung der Anwendungszeitpunkte

Einen Überblick über die alten und neuen Vorschriften jeweils mit Anwendungszeitpunkt und ggf. geltenden Ausnahmen finden Sie im Anhang dieses Specials.

X. Resümee

Ab dem 01.01.2017 müssen digitale Kassen grundsätzlich in der Lage sein, jeden Einzelumsatz aufzuzeichnen, zu speichern und mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Die Anforderungen an elektronische Kassen wurden darüber hinaus durch weitere Maßnahmen, die spätestens zum 01.01.2020 anzuwenden sind, weiter verschärft.

Dennoch hat der Gesetzgeber keine generelle Registrierkassenpflicht eingeführt, sondern lässt unter bestimmten Voraussetzungen nach wie vor das Führen von offenen Ladenkassen zu.

Unabhängig von der Art des eingesetzten Kassensystems kann eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung im schlimmsten Fall eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen oder sogar die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens zur
Folge haben. Zur Vermeidung derartig unangenehmer Konsequenzen empfehlen wir Ihnen eine dringende Überprüfung ihrer aktuell zum Einsatz kommenden Kassensysteme. Sollte sich herausstellen, dass ihre Kassensysteme noch nicht an die neuen Anforderungen angepasst wurden, so besteht dringender Handlungsbedarf. Altgeräte sind in diesem Fall unverzüglich aufzurüsten oder aber durch neue Kassensysteme zu ersetzen. Bei der Überprüfung Ihrer Kassensysteme und der Festlegung der zu ergreifenden Maßnahmen sind wir Ihnen gerne behilflich.

 

Anhang: Zusammenfassung der Anwendungszeitpunkte

Neue Vorschriften

Anzuwenden ab

Ausnahmen

Einzelaufzeichnungspflicht

ab 01.01.2017

Beim Führen von offenen Ladenkassen kann beim Verkauf von Waren von geringem Wert gegen Barzahlung an eine Vielzahl von nicht bekannten und feststellbaren Personen aus Zumutbarkeitsgründen auf die Einzelaufzeichnungspflicht verzichtet werden. Die Möglichkeit einer Befreiung auf Antrag besteht jedoch nicht. Der Steuerpflichtige muss die Unzumutbarkeit nachweisen und ggf. eine verbindliche Auskunft hierzu einholen.

Zertifizierte technische
Sicherheitseinrichtung

  • nicht aufrüstbar:

 

 

 

 

  • aufrüstbar: Implementierung technischer Sicherheitseinrichtungen

ab 01.01.2020

 

 

 

 

 

bis 30.09.2020

 

 

Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, dürfen noch bis zum 31.12.2022 genutzt werden, sofern eine Datenhaltung möglich ist.

 

Mitteilungspflicht von elektronischen Aufzeichnungssystemen

wird vom BMF noch bekannt gegeben

 

Belegausgabepflicht

ab 01.01.2020

Befreiung auf Antrag nach § 148 AO möglich bei dem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen.

Kassen-Nachschau

ab 01.01.2020

 

Neue Sanktionen

ab 01.01.2020

 

 

(Stand: 06.12.2019)

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