Ordnungsgemäße Kassenführung - TSE-Pflicht ab 01.04.2021

Special 06/2021

 

I. Einleitung

Bereits seit dem 01.01.2020 sind Steuerpflichtige verpflichtet, bei Kassen elektronische Aufzeichnungssysteme einzusetzen, die mit einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE) ausgerüstet sind. Darüber hinaus müssen alle anderen Anforderungen an die Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme, normiert im Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl I 2016, 3152), erfüllt werden. Dazu gehören:

  • Einzelaufzeichnungspflicht
  • Belegausgabepflicht
  • Verpflichtung zur Meldung elektronischer Aufzeichnungssysteme
  • Sanktionierung von Verstößen
  • zusätzliche, nicht angekündigte Kontrollen in Rahmen einer Kassen–Nachschau

Auch im Jahre 2021 gibt es zwar keine Pflicht, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu nutzen. Weiterhin ist die Kassenführung mittels einer offenen Ladenkasse zulässig, für die es aber eine Reihe von Anforderungen zu beachten gilt.

Wird jedoch ein elektronisches Aufzeichnungssystem genutzt, muss dieses mit einer TSE ausgerüstet sein.

Zum 31.03.2021 sind die Billigkeitsregelungen der Bundesländer ausgelaufen, die eine Verlängerung vorsahen.

II. Die steuerlichen Einzelaufzeichnungspflichten

Durch den neuen § 146 Abs. 1 S. 1 AO wird geregelt, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen ist unabhängig von der Gewinnermittlungsart. Einzelaufzeichnung bedeutet, dass alle Geschäftsvorfälle lückenlos und unmittelbar nach ihrem Abschluss zeitnah aufzuzeichnen sind, und zwar in der Weise, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit möglich ist, sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens zu verschaffen (§ 145 Abs. 1 S. 1 AO).

Bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems bedeutet dies, dass die digitalen Grundaufzeichnungen (= Kasseneinzeldaten) so beschaffen sein müssen, dass sie sich zu jeder Zeit in ihre Einzelpositionen aufgliedern lassen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall auch einzeln zu verbuchen ist.

1.  Grundfall Artikelebene

Bei der Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme wird die
Einzelaufzeichnungspflicht sichergestellt durch eine artikelgenaue Programmierung (also z. B. bei einem Restaurant jedes einzelne Gericht). Die Einzelaufzeichnungspflicht schreibt vor, dass unmittelbar zur Entstehung des jeweiligen Geschäftsvorfalls aufzuzeichnen sind:

  • der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel
  • die verkaufte Menge bzw. Anzahl
  • der endgültige Einzelverkaufspreis
  • der dazugehörige Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
  • vereinbarte Preisminderungen
  • die Zahlungsart (getrennt nach den einzelnen Zahlungswegen)
  • das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes

Grundsätzlich gehören der Name und die Anschrift des Vertragspartners zu den aufzeichnungspflichtigen Informationen eines Geschäftsvorfalls. Die Finanzverwaltung beanstandet in der Regel jedoch nicht, wenn die Kundendaten nicht aufgezeichnet werden, sofern diese nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden.

2.  Sonderfall Warengruppenebene

Die Finanzbehörden beanstanden eine Warengruppenprogrammierung dann nicht, wenn der Art nach gleiche Waren mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Warengruppe zusammengefasst werden und die verkaufte Menge bzw. Anzahl ersichtlich bleibt.

3.  Besonderheiten bei unbaren Geschäftsvorfällen

Bei den neuen Zahlungsarten Apple Pay, Google Pay, PayPal etc. und auch bei Zahlungen mittels EC- oder Kreditkarten verpflichtet der Grundsatz der Einzelaufzeichnung die Steuerpflichtigen zu differenzierten Einzelaufzeichnungen der Zahlungsarten. Sowohl aus den digitalen Grundaufzeichnungen als auch aus dem Ausdruck auf dem Beleg muss erkennbar sein, mit welcher Zahlungsart der Kunde bezahlt hat.

Der Umsatzsteuerbetrag darf in einer Summe ausgewiesen werden, wenn für die Einzelposten der Rechnung (insbesondere in den Grundaufzeichnungen) der Steuersatz angegeben wird (§ 32 UStDV). Weder auf der Rechnung noch im Tagesabschluss müssen nach den gesetzlichen Vorgaben die Zahlungswege nach Steuersätzen getrennt ausgewiesen werden.

III. Elektronische Aufzeichnungssysteme mit zTSE

1.  Systeme i.S.d. § 146 a AO i.V.m. § 1 KassenSichV

Dies sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen.

Dazu gehören u.a.:

  • Elektronische Registrierkassen mit digitalem Journal (Einzeldaten) und Datenspeicherung auf interner Festplatte, SD-/CF–Karte, o. ä.
  • PC-(Kassen-/Abrechnungs-) Systeme
  • App-(Kassen-/Abrechnungs-) Systeme, auch mit Datenspeicherung in der Cloud
  • Waagen-(Kassen-/Abrechnungs-) Systeme
  • Warenwirtschaftssysteme mit Kassenmodul/-funktion (z. B. in Apotheken, Autohäusern, etc.)
  • Hotelsoftware mit Kassenmodul/-funktion
  • Frakturaprogramme mit Kassenmodul/-funktion, auch dann, wenn es sich um eine optional zuschaltbare Kassenfunktion handelt
  • Abrechnungssysteme oder Praxismanagementsysteme der Heilberufe (Ärzte, Tierärzte, Psychotherapeuten, etc.) mit Kassenmodul/-funktion, d. h. wenn die Patienten dort auch bar bezahlen können, z. B. IGEL-Leistungen, Massagen, Medikamente beim Tierarzt etc.

Eine Kassenfunktion liegt bei elektronischen Aufzeichnungssystemen vor, wenn diese der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können. Dies gilt auch für vergleichbare elektronische, vor Ort genutzte Zahlungsformen (wie z. B. Geldkarte, virtuelle Konten oder Bonuspunktesysteme von Drittanbietern) sowie an Geldes statt angenommene Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen

Explizit ausgenommen werden in der Kassensicherungsverordnung:

  • Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker
  • elektronische Buchhaltungsprogramme
  • Waren- und Dienstleistungsautomaten
  • Geldautomaten
  • Taxameter und Wegstreckenzähler
  • Geld-Warenspielgeräte
  • elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion

2.  Die letzte Übergangsregelung nur" für elektronische Registrierkassen

Elektronische Registrierkassen, die von den Steuerpflichtigen nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, die bauartbedingt nicht mit einer zTSE ausgerüstet werden können und die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erfüllen, dürfen längstens noch bis zum 31.12.2022 weiter genutzt werden.

Es ist jedoch zu beachten, dass auch auf diese elektronischen Aufzeichnungssysteme die Belegausgabenpflicht nach § 146a Abs. 2 AO Anwendung findet.

IV. Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

1.  Aufbau und Funktionsweise

Eine TSE besteht im Wesentlichen aus den drei folgenden Bestandteilen:

  • ein Sicherheitsmodul
  • ein Speichermodul
  • digitale Schnittstellen

In der Praxis ergeben sich im Wesentlichen 3 Schnittstellen:

  • Einbindungsschnittstelle
  • Exportschnittstelle
  • digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)

Das Herausgabeverfahren der Daten an die Finanzverwaltung im Falle einer Kassen-Nachschau oder steuerlichen Außenprüfung sollte in der Verfahrensdokumentation dokumentiert werden (Wie wird der Export angestoßen? Welche Daten sind zu exportieren? Welche Daten werden in welchem Format exportiert?)

Exporte sollten vor einer etwaigen Kassen-Nachschau oder steuerlichen Außenprüfung durch den Unternehmer und ggfs. von Mitarbeitern geübt und zu Testzwecken durchgeführt werden. Dies dient auch zur Überprüfung der Funktionsfähigkeit der Exportmodule und verkürzt zum anderen im Falle einer Kassen-Nachschau oder steuerlichen Außenprüfung mögliche Störungen des laufenden Geschäftsbetriebs.

2.  Was ist zu tun bei technischen Störungen/Ausfall der TSE?

Auch das nachfolgende Handlungskonzept sollte im Vorhinein festgelegt und mit in die Vorausdokumentation aufgenommen werden.

  • Unverzügliches Beheben der Ausfallursache, damit die Anforderungen des § 146a AO schnellstmöglich wieder eingehalten werden
  • Dokumentation von Ausfallzeit und
    -grund (Diese Dokumentation kann auch automatisiert durch das elektronische Aufzeichnungssystem selbst erfolgen)
  • Soweit der Ausfall nur die zTSE betrifft, kann das elektronische Aufzeichnungssystem bis zur Beseitigung des Ausfallgrundes weiterhin genutzt werden. Die grundsätzliche Belegausgabepflicht bleibt von dem Ausfall unberührt, auch wenn nicht alle für den Beleg erforderlichen Werte durch die zTSE zur Verfügung stehen (die Belegangaben zu Datum und Uhrzeit müssen in diesem Fall von dem elektronischen Aufzeichnungssystem bereitgestellt werden)
  • Der Ausfall der zTSE muss auf dem Beleg ersichtlich werden, z. B. durch fehlende Transaktionsnummer oder sonstige Kennzeichnung
  • Bei einem vollumfänglichen Ausfall des Aufzeichnungssystems oder bei Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit entfällt (und nur dann) die Belegausgabepflicht
  • Bei einem Ausfall der Druckeinheit oder der Übertragungseinheit für den elektronischen Beleg ist das elektronische Aufzeichnungssystem weiterhin für die Erfassung der Geschäftsvorfälle und anderen Vorgänge zu nutzen.

Zur Dokumentation kann auch die Dokumentation des ausgezählten Kassenbestandes bei Beginn und vor allem am Ende der Ausfallzeit gehören.

3.  Sicherung/Archivierung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten

Auch die Beschreibung der genutzten
Backup-Strategie ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation.

4.  Belegausgabepflicht

Trotz der Nichtbeanstandungsregelung zur Aufrüstung elektronischer Aufzeichnungssysteme mit einer TSE bis zum 30.09.2020 (bzw. 31.03.2021 gemäß den Verfügungen einzelner Bundesländer) gilt die Belegausgabepflicht seit dem 01.01.2020 ununterbrochen.

Sie gilt auch für solche Registrierkassen, die unter die Übergangsregelung fallen und bis zum 31.12.2022 genutzt werden dürfen. Bei Verwendung einer offenen Ladenkasse und handschriftlicher Ermittlung der (Einzel-)Einnahmen greift § 146a AO dagegen nicht.

Gemäß § 6 KassenSichV kann der ausgabepflichtige Beleg in Papierform oder mit (konkludenter) Zustimmung des Belegempfängers auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Die alleinige Sichtbarmachung eines Beleges auf einem Kassendisplay
o. ä. und ohne Möglichkeit der elektronischen Entgegennahme nach Abschluss des Vorgangs reicht nicht aus.

Der ausgabepflichtige Beleg muss mindestens folgende Bestandteile enthalten:

  • der vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • die Transaktionsnummer
  • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
  • die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls

Es sollte die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems angegeben werden, da nur anhand dieser Seriennummer ein Abgleich mit der nach § 146a Abs. 4 AO zu meldenden Seriennummer des Aufzeichnungssystems erfolgen kann.

Ferner sind anzugeben:

  • Betrag je Zahlart
  • Signaturzähler
  • der Prüfwert

Auf zahlreichen Belegen wird mittlerweile auch ein QR-Code angegeben. Dieser Code enthält codiert alle erforderlichen TSE-Angaben, ersetzt aber keinesfalls die Pflichtangaben in Klarschrift auf einen Beleg.

Durch den freiwilligen Ausdruck des QR-Codes auf dem ausgabepflichtigen Beleg können jedoch ggfs. Kassen-Nachschauen vermieden werden, da die Finanzverwaltung bereits im Vorfeld einer Kassen-Nachschau die ordnungsgemäße Funktionsweise der zTSE anhand eines Testkaufs oder bei Vorliegen einer Kontrollmitteilung stichprobenhaft überprüfen kann.

Eine Möglichkeit für eine Befreiung von der Belegausgabepflicht sieht § 146a Abs. 2 i.V.m. § 148 AO unter folgenden Voraussetzungen vor:

  • Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen
  • Vorliegen einer sachlichen Härte sowie
  • keine Beeinträchtigung der Besteuerung

Dabei sieht § 148 AO keine dauerhafte Befreiung vor.

5.  Meldepflicht

Nach § 146a Abs. 4 AO haben Steuerpflichtige, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzen, dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck Folgendes mitzuteilen:

  • Name des Steuerpflichtigen
  • Steuernummer des Steuerpflichtigen
  • Art der zTSE (Zertifizierungs-ID und Seriennummer der TSE)
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme je Betriebsstätte und Einsatzort (jedes einzelne Gerät mit Kassenfunktion, auch wenn mehrere Geräte im Verbund mit nur einer TSE verbunden sind)
  • Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Die Mitteilung ist grundsätzlich innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten. Derzeit ist jedoch von der Meldepflicht bis zum Einsatz einer elektronischen Übertragungsmöglichkeit abzusehen (BMFSchreiben vom 06.11.2019) Der Zeitpunkt des Einsatzes einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt I gesondert bekannt gegeben.

Für Registrierkassen, für welche die Übergangsregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO gelten, gelten die Mitteilungspflichten nach § 146a Abs. 4 AO nicht.

V. Kassen-Nachschau

Die Kassen-Nachschau ist bereits seit dem 01.01.2018 möglich. Dabei unterliegen der Kassen-Nachschau nicht nur elektronische oder computergestützte Kassensysteme, App-Systeme oder Waagen mit Registrierkassenfunktion, sondern auch sogenannte offene Ladenkassen" sowie Taxameter, Wegstreckenzähler oder Geldspielgeräte.

Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung im Sinne der §§ 193 f. AO. Eine Kassen-Nachschau löst weder eine Ablaufhemmung nach § 171 Abs. 4 AO aus, noch eine Änderungssperre nach § 173 Abs. 2 AO. Auch muss ein im Rahmen einer Steuerfestsetzung nach § 164 AO erlassener Vorbehalt der Nachprüfung nicht zwingend aufgehoben werden.

Spätestens mit Ablauf der Nicht-Beanstandungsfristen für den Einsatz der zTSE für elektronische Aufzeichnungsgeräte mit Kassenfunktion am 31.03. 2021 ist mit der vermehrten Durchführung von Kassen-Nachschauen zu rechnen.

1.  Tax-Compliance als Schutz vor einer Kassen-Nachschau

Da der Unternehmer nicht selbst ununterbrochen im eigenen Betrieb bzw. in allen Betriebsstätten oder Filialen gleichzeitig anwesend sein kann bzw. muss, sollte mit Mitarbeitern über den Fall einer unangekündigten Kassen-Nachschau gesprochen und ggfs. entsprechende Anweisungen getroffen werden (Wer gibt Auskunft? Was ist zu tun? Welche Pflichten bestehen?).

Neben der für das eingesetzte Aufzeichnungssystem erstellten Verfahrensdokumentation mit der Anleitung zum Export nach einheitlicher Schnittstelle bzw. wie der Amtsträger Einsicht (Zugang, Passwort etc.) in elektronische Daten erhält, sollten die typischerweise im Rahmen einer Kasse-Nachschau von Amtsträger zur Einsicht und Prüfung verlangte Unterlagen, wie z. B. aktuelle Kassenaufzeichnungen, Kassenbücher, Kassenberichte, die Kassenbuchführung, Kasseneinzeldaten oder Geschäftspapiere verfügbar sein.

Weitere Punkte für eine Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau, die auch idealerweise Bestandteil einer gelebten Verfahrensdokumentation sein sollten:

  • Trinkgelder
    Wie werden Trinkgeldzahlungen behandelt?
  • Gutscheine
    Wie werden die Ausgabe und Einlösung behandelt bzw. verbucht? Wie werden ausgegebene Gutscheine überwacht bzw. wo werden eingelöste Gutscheine abgelegt?
  • Durchlaufende Posten
    Behandlung und Verbuchung?
  • Geldaufbewahrung
    Werden Tageseinnahmen in abschließbaren Behältnissen (Kassenschublade, Fächern oder Schränken, Tresor etc.) verwahrt, sind diese  spätestens für den Kassensturz zu öffnen (Schlüssel? Zugangsdaten? Wer hat bzw. wo sind diese? Wie kommt man in diese Räumlichkeiten?)
  • Passwörter/Zugangsdaten/
    Bedienerschlüssel/Zugangsrechte
    Für die genutzten elektronischen Aufzeichnungsgeräte mit Kassenfunktion, ggfs. auch für im Archivsystem archivierte Unterlagen und Kasseneinzeldaten. Ggfs. ist für einen möglichen Zugriff durch den Amtsträger ein eigener Zugang mit speziellen Berechtigungen erforderlich oder einzurichten (Prüfer-Zugang")
  • WLAN
    Zur Überprüfung, welche weiteren Komponenten mit der Hauptkasse verbunden sind, werden ggfs. WLAN-Passwörter und Zugangsdaten benötigt (z.B. mobile Kassen/Erfassungsgeräte/ Bon–Drucker)
  • Cloud-TSE
    Zugangsdaten und Exportmöglichkeiten
  • Netzwerk-TSE
    Sofern eine zTSE im Netzwerk für mehrere im Netzwerk angebundene elektronische Aufzeichnungssysteme genutzt wird. Wo ist das TSE-Modul (räumlich) und wie können die Daten exportiert werden (Zugriff)?
  • Schnittstelle/Datenträger für eine Datenträgerüberlassung
    Über welche Schnittstelle (z. B. bei fehlender Admin-Rechten) können TSEExporte für eine Datenträgerüberlassung ausgegeben werden? Welche Datenträger sollen bzw. können benutzt werden? Sind entsprechende Datenträger vorhanden?

2.  Das sollte man zur Kassen-Nachschau wissen

Der Amtsträger darf zum Zwecke der Kassen-Nachschau betrieblich genutzte Grundstücke und Räume der gewerblich oder selbständig Tätigen betreten, unabhängig der Eigentumsverhältnisse. Dieses schließt auch betriebliche Nutzfahrzeuge ein, z. B. bei Taxi- und Mietwagenbetreibern, Fuhrunternehmern, Schaustellern oder auch zusätzliche Verkaufswagen. Wohnräume dürfen hingegen nur mit Zustimmung betreten werden. Das häusliche Arbeitszimmer zählt zur betrieblichen Sphäre und darf demnach durch den Amtsträger im Rahmen der Kassen-Nachschau betreten werden.

Die Kassen-Nachschau berechtigt nicht zur Durchsuchung.

Da die Kassen-Nachschau keine Außenprüfung i.S.d. §§ 193 f. AO ist, braucht kein Prüfungsbericht gefertigt zu werden.

Sofern es jedoch zu Änderungen der Besteuerungsgrundlagen kommen sollte, ist zuvor rechtliches Gehör zu gewähren.

Im Rahmen einer Kassen-Nachschau ist der Amtsträger berechtigt, Unterlagen und Belege zu Dokumentationszwecken zu scannen oder zu fotografieren. 

Bei der Durchführung eines Kassensturzes sollte immer eine weitere Person (Steuerberater, Mitarbeiter, Familienangehöriger) hinzugezogen werden, die bei der Zählung des Geldes anwesend ist. Es sollte ferner darauf geachtet werden, dass nicht der Amtsträger das Geld zählt, sondern ausschließlich der Unternehmer. Ggfs. ist in Absprache zwischen Unternehmer und Amtsträger vor einem Kassensturz zu klären, ob dieser tatsächlich im laufenden Geschäftsbetrieb vor Augen der Kunden und Hektik des Geschäftstreibens am Verkaufstresen direkt durchgeführt werden muss oder beispielsweise in einem Nebenraum durchgeführt werden kann.

Das Recht auf Einsicht in Unterlagen ist dabei auf Sachverhalte im Rahmen von Kassenaufzeichnungen beschränkt; andere Unterlagen können jedoch freiwillig herausgegeben werden (z. B. unbar bezahlte Eingangsrechnungen).

Es ist nicht zulässig, dass der Amtsträger den Datenträger (z. B. USB-Stick) der zTSE-Einheit abzieht und mitnimmt.

Ergibt sich im Rahmen der Kassen-Nachschau Anlass zu Beanstandungen an der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen oder kommt der Unternehmer seinen Mitwirkungspflichten nicht oder nicht ausreichend nach oder lehnt eine Nachschau komplett ab, so kann nach § 146b Abs. 3 AO ohne vorige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung i.S.d. §§ 193 f. AO übergegangen werden. Im Falle des Übergangs zu einer Außenprüfung wird der Unternehmer gemäß § 146b Abs. 3 S. 2 AO schriftlich darauf hingewiesen. So sind auch Prüfungszeiträume und Prüfungsumfang (Steuerarten etc.) anzugeben.

Die Kassen-Nachschau ist ein Verwaltungsakt und kann nach § 147 AO mit Einspruch angefochten werden. Ein etwaiger Einspruch hat jedoch keine aufschiebende Wirkung und hindert daher nicht an der Durchführung der Kassen-Nachschau. Ausnahme kann eine beantragte Aussetzung der Vollziehung sein.

(Stand: 01.06.2021)

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