Tax Compliance Management System - Mehr als nur eine Modeerscheinung

Optimierung unternehmensinterner Prozesse, Senkung von Steuerrisiken und Entfaltung einer straf- und bußgeldbefreienden Indizwirkung
Special 11/2018

 

I. Worum geht es eigentlich?

Der Begriff Tax Compliance Management System (Tax CMS) ist in aller Munde. Dabei ist Tax Compliance nicht neu. Ein Steuerpflichtiger, der sich jedes Jahr zur selben Zeit motiviert, Belege und relevante Unterlagen für die jährliche Steuererklärung aktualisiert, sie vorsortiert, auf Vollständigkeit kontrolliert, in einem Ordner strukturiert und die Erstellung der Erklärung anschließend – bspw. zum 01.09. eines jeden Jahres – an seinen steuerlichen Berater delegiert, folgt bereits einem Tax Compliance Management System. An Dynamik und Bedeutung gewann das Thema nun jedoch aufgrund einer Änderung einer Verwaltungsanweisung zu § 153 AO. § 153 AO beinhaltet u. a. die Pflicht des Steuerpflichtigen, eine unrichtige oder unvollständige Steuererklärung unverzüglich richtig zu stellen, sofern die fehlerhafte Erklärung zu einer Verkürzung von Steuern führen kann oder bereits geführt hat.

Ein Steuerpflichtiger, der eine Berichtigung einer solchen fehlerhaften Steuererklärung vornimmt, läuft jedoch Gefahr, dem Vorwurf ausgesetzt zu werden, der ursprüngliche Fehler sei seinerzeit leichtfertig oder gar vorsätzlich begangen worden. In diesem Fall stünde eine leichtfertige Steuerverkürzung oder Steuerhinterziehung im Raum.

Dabei sind die Gründe, die zu einer nachträglichen Korrektur führen können, mannigfaltig und in Teilen auch der fortwährend zunehmenden Komplexität der Steuergesetze geschuldet. Es ist daher bedeutsam, einen Nachweis führen zu können, der gegen das Vorliegen einer Leichtfertigkeit oder eines Vorsatzes spricht. Vor diesem Hintergrund wurde mit Schreiben vom 23.05.2016 der Anwendungserlass zu § 153 der Abgabenordnung (AO) durch die Finanzverwaltung um einen bedeutenden Passus bereichert. Die Ergänzung lautet dergestalt, dass im Falle einer nachträglichen Berichtigung einer Steuererklärung das Vorliegen eines innerbetrieblichen Kontrollsystems, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten diene, ein Indiz darstellen könne, dass der zur Berichtigung der Erklärung führende, ursprüngliche Fehler seinerzeit nicht vorsätzlich oder leichtfertig begangen worden sei. Weist der Steuerpflichtige somit ein steuerbezogenes innerbetriebliches Kontrollsystem vor, können sich die im Zusammenhang mit einer Berichtigungserklärung dargestellten steuerstraf- und bußgeldrechtlichen Risiken reduzieren lassen, da der Steuerpflichtige hierdurch den Willen dokumentiert, die ihn betreffenden steuerlichen Vorschriften zu befolgen. Er ist sozusagen tax compliant.

Hinsichtlich der Ausgestaltung eines aus ihrer Sicht wirksamen innerbetrieblichen Kontrollsystems hüllt sich die Finanzverwaltung jedoch in Schweigen. Nachfolgender Beitrag versucht daher, Licht ins Dunkle zu bringen, eine mögliche Ausgestaltung eines solchen Systems aufzuzeigen und weitere bedeutende Vorteile, die mit der Einführung eines solchen Systems verbunden sind, dazustellen. Im Fokus des Beitrags steht der Unternehmer, der sich regelmäßig mit einer Vielzahl von steuerlichen Regeln konfrontiert sieht.

II. Was ist Tax Compliance genau?

Tax Compliance bezeichnet die Einhaltung steuerlicher Regeln und Pflichten. Hierunter sind sowohl gesetzliche Bestimmungen (bspw. das UStG, das EStG, das KStG oder die AO) als auch eigene Richtlinien (z. B. eine unternehmensinterne Steuerrichtlinie) zu verstehen. Der Umfang der zu befolgenden Vorschriften ist dabei von einer Vielzahl von Faktoren abhängig. Eine pauschale Nennung ist nicht möglich. Einfluss nehmen bspw. die Rechtsform oder die Größe eines Unternehmens. Daneben ist gleichfalls entscheidend, ob sich die unternehmerischen Aktivitäten nur auf das Inland beschränken oder darüber hinausgehen. So kann bspw. das Halten einer Beteiligung an einer im Ausland ansässigen Tochtergesellschaft mit dem Einhalten weiterer Vorschriften als bei Vorliegen einer reinen Inlandsbeteiligung ein hergehen.

Verantwortlich für die Befolgung der Regeln, insbesondere der gesetzlichen Vorgaben, ist der Steuerpflichtige (§ 33 AO). Im Falle eines Einzelunternehmens ist dies der Betriebsinhaber. Ist der Steuerpflichtige hingegen eine juristische Person, bspw. eine Kapitalgesellschaft, trifft die Verpflichtung die gesetzlichen Vertreter, z. B. den Geschäftsführer einer GmbH oder den Vorstand einer AG (§ 34 Abs. 1 Satz 1 AO).

III. Um welche Pflichten geht es?

Wird eine Auswahl von Vorschriften aus den rund 30 Einzelsteuergesetzen – steuerrelevante Verordnungen und Richtlinien der EU, bi- und multilaterale Abkommen, Durchführungsverordnungen, Erlasse und Richtlinie außen vor – getroffen, können zunächst einmal die allgemeinen Pflichten herangezogen werden, die sich aus dem Steuerverhältnis ergeben und jedweden Steuerpflichtigen treffen. So ist bspw.
jeder Steuerpflichtige verpflichtet, eine Steuererklärung rechtzeitig und vollständig abzugeben, sofern er einen steuererheblichen Sachverhalt verwirklicht und die Steuergesetze die Abgabe einer entsprechenden Erklärung vorsehen (§ 149 AO). Bei der Abgabe der Erklärung ist stets darauf zu achten, dass die Angaben wahrheitsgemäß nach bestem Wissen und Gewissen gemacht werden (§ 150 Abs. 2 AO).

Überdies werden vom Steuerpflichtigen umfangreiche Mitwirkungspflichten gefordert. Sie finden zunächst ihren Ausdruck darin, dass die für die Besteuerung erheblichen Tatsachen vollständig und wahrheitsgemäß offen zu legen sind (§ 90 Abs. 1 AO). Weisen dazu verwirklichte Vorgänge einen Bezug zum Ausland auf, werden die zuvor genannten Mitwirkungspflichten deutlich erweitert. Es sind dann u. a. die Empfänger von Zahlungen zu benennen oder Beweismittel zu beschaffen (§ 90 Abs. 2 AO). Bestehen zudem Geschäftsbeziehungen zu einer im Ausland ansässigen Tochtergesellschaft oder wird eine ausländische Betriebsstätte unterhalten, werden zusätzlich umfangreiche Dokumentationen notwendig. So sind hierfür zunächst die vertraglichen Beziehungen allgemein zu skizzieren und anschließend die Kalkulationsgrundlage der vereinbarten Preise zu erläutern (§ 90 Abs. 3 AO).

Mit Blick auf die Ermittlung des Gewinns fordert der Gesetzgeber gleichfalls umfangreiche Buchführungs-, Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungspflichten. Diese treten, sofern bereits eine Pflicht zur Führung ordnungsmäßiger Bücher aus dem HGB folgt, neben die handelsrechtlichen Bestimmungen und erweitern diese sogar. So wird bspw. seit ca. zwei Jahren unter bestimmten Umständen eine vollständige, schriftliche Dokumentation – vom Eingang des Beleges im Unternehmen bis zur Ablage im Ordner nach dessen Verbuchung im System – des Buchführungsprozesses gefordert. Schlag-wörter, die in diesem Zusammenhang fallen, sind die sogenannten GoBD oder die Verfahrensdokumentation (siehe den Steuertipp in dieser Ausgabe).

Wird daneben ein Blick auf das Umsatzsteuerrecht geworfen, so zeigt sich auch hier, neben der Komplexität der Materie an sich, eine unüberschaubare Anzahl von formellen Anforderungen, wie bspw. die hohen Ansprüche an eine ordnungsgemäße Rechnung oder die zu führenden Buch- und Belegnachweise im grenzüberschreitenden Warenverkehr. Die möglichen Fehlerquellen sind unerschöpflich. Herausfordernd kommen zudem die starken europarechtlichen Einflüsse hinzu, welche die Grundlage und die Triebfeder der nationalen Vorschriften und Verwaltungsanweisungen, wie dem UStG, der UStDV oder dem UStAE, bilden.

Eine Fülle von Risiken bergen ferner der Bereich der Lohnsteuer und die damit verbundene Pflicht des Arbeitgebers, die Lohnsteuer einzubehalten und an das
Finanzamt abzuführen. Dabei ist die korrekte Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung und Versteuerung nur der letzte Schritt. Schwierigkeiten bereiten vielmehr die zutreffende Erfassung aller lohnsteuerrelevanten Vorgänge. Zu denken ist bspw. an die zutreffende Besteuerung von Dienstwagen, Reisekosten, Veranstaltungen, Geschenken oder sonstigen, gewährten Vorteile, z. B. in Form von Preisnachlässen auf Produkte oder der Ausgabe von Essensmarken. Dabei müssen die zu erfassenden und nicht monetären Leistungen und Zuwendungen nicht zwingend vom Arbeitgeber stammen. Auch bei von Dritten an den Arbeitnehmer gewährten Vorteilen ist der Arbeitgeber für die zutreffende Lohnversteuerung verantwortlich. Die Herausforderung besteht daher in der Erfassung der vielfältigen in Betracht kommenden Vorgänge. Schwierigkeiten kann auch die Frage bereiten, ob Personen, von denen das Unternehmen Dienstleistungen bezieht – bspw. Freelancern – lohnsteuerlich nicht als Arbeitnehmer einzustufen und somit gleichfalls als Arbeitnehmer mit allen daraus für das Unternehmen folgenden Pflichten zu behandeln sind. Diese Fälle werden auch unter dem Begriff der Scheinselbständigkeit verortet.

IV. Was sind die möglichen Folgen von Pflichtverletzungen

Mangelnde Tax Compliance und Verstöße gegen die einschlägigen Vorschriften können mit erheblichen Sanktionen und negativen Folgen verbunden sein. Unterschieden werden kann hierbei nach den Instrumenten, die der Finanzverwaltung zur Verfügung stehen und den Folgen, die darüber hinaus und ohne Eingriff der Steuerbehörden erwachsen und das Unternehmen treffen können.

Kommt der Steuerpflichtige bspw. seiner Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung nicht oder nicht fristgemäß nach, kann ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden (§ 152 Abs. 1 Satz 1 AO). Dieser kann bis zu € 25.000 betragen.

Werden bspw. die zuvor beschriebenen Mitwirkungs- und Dokumentationspflichten nach § 90 Abs. 3 AO im Zusammenhang mit Vorgängen verletzt, die einen grenzüberschreitenden Bezug aufweisen, kann der Fiskus die Besteuerungsgrundlagen schätzen oder eine Bandbreite möglicher Verrechnungspreise bei Transaktionen zu Ungunsten des Steuerpflichtigen auslegen (§ 162 Abs. 2 und Abs. 3 AO). Darüber hinaus können Zuschläge vorgenommen werden, die sich auf bis zu € 1.000.000 belaufen können (§ 162 Abs. 4 AO).

Eine Schätzung ist gleichfalls vorzunehmen, wenn der Steuerpflichtige die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung – auch u. U. unter Beachtung der GoBD – nicht einhält und das Finanzamt hierdurch nicht in der Lage ist, die Besteuerungsgrundlagen zu ermitteln. In diesen Fällen kann die Buchhaltung verworfen und der der Besteuerung zu unterwerfende Gewinn geschätzt werden.

Im Bereich der Umsatzsteuer muss einerseits zwischen der nachträglichen Zahlung der Umsatzsteuer, sofern ein Sachverhalt im Vorfeld fehlerhaft – bspw. eine steuerpflichtige als steuerfreie Lieferung – beurteilt wurde, oder der Versagung des Vorsteuerabzugs aufgrund einer nicht ordnungsgemäßen Eingangsrechnung auf der einen Seite und den hinzutretenden Bußgeld- und Haftungstatbeständen auf der anderen Seite unterschieden werden. Brisanz birgt der erste Fall, da eine Fehlbeurteilung möglicherweise erst im Rahmen einer Betriebsprüfung festgestellt und daher einen Zeitraum von mehreren Jahren umfassen kann. Das Risiko wird zudem durch den Umstand verstärkt, dass die Vorgänge der Rechnungserstellung mit der fortschreitenden Digitalisierung zusehends automatisiert sind. Falsch hinterlegte Schlüssel oder Kennzeichen im ERP-System des Unternehmens können daher eine Vielzahl von Geschäftsvorfällen und somit ein hohes Umsatzvolumen betreffen. Die Summe einer möglichen Umsatzsteuernachzahlung kann in solchen Fällen existenzbedrohende Ausmaße annehmen.

Eine mit einem Bußgeld belegbare Ordnungswidrigkeit begeht ein Unternehmer auch, der bspw. Rechnungen nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt (§ 26a Abs. 1 Nr. 1 UStG), über einen Zeitraum von zehn Jahren Rechnungen nicht aufbewahrt (§ 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG), der Verpflichtung, eine Zusammenfassende Meldung abzugeben, nicht folgt (§ 26a Abs. 1 Nr. 5 UStG) oder die in seinen Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer nicht oder nicht rechtzeitig an das Finanzamt entrichtet (§ 26b Abs. 1 UStG). Die Geldbuße kann jeweils bis zu € 50.000 betragen.

Daneben kann der Unternehmer für die in einer an ihn gestellten Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer haften (§ 25d UStG). Die Haftungsinanspruchnahme tritt bspw. in den Fällen auf, in denen der Unternehmer in ein Umsatzsteuerkarussell involviert ist und nach der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hätte Kenntnis davon haben müssen, dass die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer u. a. nicht an das Finanzamt entrichtet wurde.

Im Bereich der Lohnsteuer können die Nichteinhaltung der einschlägigen Regeln zu einer Nachzahlung von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und u. U. Kirchensteuer sowie Beiträgen zu den Sozialkassen in nicht unempfindlicher Höhe führen. Die Nachforderungen trägt dabei nicht der Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber.

Neben den beschriebenen Sanktionsmöglichkeiten sowie Bußgeld- und Haftungstatbeständen, die das Unternehmen selbst treffen, sei noch auf die persönliche Haftung der gesetzlichen Vertreter hingewiesen. So haften sie bspw., wenn Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis infolge einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt werden können (§ 69 Abs. 1 AO).

Neben den Folgen und Sanktionen, die sich im Zuge einer Pflichtverletzung unmittelbar aus den Steuergesetzen ableiten, können sich darüber hinaus weitere negative Auswirkungen ergeben, die neben die bereits angesprochenen steuerrechtlichen Maßnahmen treten. In Betracht kommen hier bspw. die Verbandgeldbuße (§ 30 OWiG) oder die Verhängung von Bußgeldern infolge einer Aufsichtspflichtverletzung nach § 130 OWiG. Bei dem Ziel, ein Mehrergebnis für den Fiskus zu erzielen, können diese Instrumente und Möglichkeiten durch die Finanzbehörden in Erwägung gezogen werden, was mit zunehmender Regelmäßigkeit auch geschieht. Treffen die Verbandsgeldbuße das Unternehmen selbst, ist Adressat der Aufsichtspflichtverletzung der seine Aufsichtspflichten verletzende Mitarbeiter des Unternehmens. Das Bußgeld kann bei der Verbandsgeldbuße bis zu € 10.000.000 und bei einer Aufsichtspflichtverletzung bis zu € 1.000.000 betragen. Die beschriebenen Maßnahmen setzen dabei stets eine Anknüpfungstat voraus, die in beiden Fällen eine Steuerhinterziehung (§ 370 AO) oder leichtfertige Steuerverkürzung (§ 378 AO) sein kann. Wie eingangs beschrieben, sollen die Voraussetzungen der Steuerhinterziehung wie auch die leichtfertige Steuerverkürzung insbesondere durch ein Tax CMS widerlegt werden können.

Abschließend sei auch auf die mit einem steuerlichen Fehlverhalten verbundenen Reputationsschäden bei Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Kreditgebern verwiesen. Der Reputationsverlust kann das Vertrauen in das Unternehmen nachhaltig belasten und Geschäftsbeziehungen langfristig stören.

V. Wie sieht ein Tax CMS aus?

Um den vielfältigen steuerlichen Pflichten gerecht zu werden, Risiken eines straf- und bußgeldbewährten Fehlverhaltens zu minimieren und – sofern Fehler unterlaufen, die zu einer Berichtigung einer Steuererklärung oder -anmeldung führen – nicht Gefahr zu laufen, mit dem Vorwurf eines Vorsatzes oder einer groben Fahrlässigkeit konfrontiert zu werden, sollte die Implementierung eines Tax CMS in Erwägung gezogen werden. Für ein Unternehmen stellt sich sodann die Frage, was getan werden muss, um eine solches System im Unternehmen einzuführen. Welche Schritte notwendig sind oder welchen Umfang die Implementierung erfordert, ist u. a. von folgenden Merkmalen abhängig:

  • Unternehmensgröße
  • Art und Umfang der Geschäftstätigkeit
  • Rechtsform und Organisationsstruktur
  • Einbeziehung von externen Personen (z. B. Steuerberater) in die steuerbezogene Aufbau und Ablauforganisation des Unternehmens
  • Einzubeziehende Steuerarten in das Tax CMS

Auch wenn auf den ersten Blick nicht sichtbar, verfügt eine Vielzahl der Unternehmen bereits über einen Grundstock einer steuerlichen Organisationsstruktur. Hierzu zählen z. B. bereits Arbeitsanweisungen in der Buchhaltungsabteilung, ein Vier-Augen-Prinzip bei der Verbuchung von Geschäftsvorfällen, Checklisten zur umsatzsteuerlichen Beurteilung von Geschäftsvorfällen, die griffbereite Telefonnummer des Steuerberaters, um im Falle von ungewöhnlichen Geschäftsvorfällen schnellstmöglich anzurufen, unternehmensinterne Richtlinien zur Ermittlung und Dokumentation von Verrechnungspreisen usw. In diesen Fällen ist sodann zu prüfen, ob die bestehende Organisation für ein Tax CMS ausreichend ist oder ggf. weiterer Anpassungen bedarf.

Als Maßstab und sozusagen als Benchmark für ein ausreichendes Tax CMS kann das vom Institut der Wirtschaftsprüfer entwickelte Konzept, welches auf dem Standard des IDW für ein Compliance Management System aufbaut, herangezogen werden (IDW Praxishinweis 01/2016). Das Konzept des IDW beinhaltet insgesamt sieben Bausteine. Namentlich die Tax Compliance-Kultur, die Tax Compliance Ziele, die Tax Compliance-Risiken, das Tax Compliance-Programm, die Tax Compliance-Organisation, die Tax Compliance-Kommunikation sowie die Tax Compliance-Überwachung und Verbesserung.

Tax Compliance-Kultur

Die Compliance Kultur bildet die Grundlage für ein angemessenes und wirksames Tax CMS. Sie gibt die Grundeinstellungen und Verhaltensweisen der Organe und des Managements des Unternehmens zur Befolgung von steuerlichen Pflichten wieder. Die vorgelebte Compliance-Kultur demonstriert gegenüber den Mitarbeitern des Unternehmens die Relevanz von Gesetzes- und Regeltreue. Insbesondere soll dies den Wert, den Mitarbeiter steuerlichen Pflichten zuschreiben, aber auch das Engagement für ein regelkonformes Verhalten erhöhen.

Tax Compliance-Ziele

Compliance-Ziele knüpfen an die allgemeinen Unternehmensziele an und stellen die Grundlage für die Beurteilung der Compliance-Risiken dar. Sie grenzen den Bereich ein, innerhalb dessen die Steuerfunktion eines Unternehmens aktiv werden soll. Definierte Ziele können in einer Steuerrichtlinie, einem Verhaltenskodex oder einem Leitbild dokumentiert werden.

Tax Compliance-Organisation

Die Kernaufgabe der Tax Compliance-Organisation besteht darin, Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen. Diese werden gemeinsam mit der Ablauforganisation, die für die Befolgung steuerlicher Pflichten verantwortlich ist, in einer Organisationsmatrix des Unternehmens abgebildet.

Tax Compliance-Risiken

Ausgangspunkt der Compliance-Risiken sind die Compliance-Ziele. Eine potenzielle Regelmissachtung kann zu einer Compliance Zielverfehlung führen, so dass sich entsprechende Compliance-Risiken ableiten lassen. Zur systematischen Risikoerkennung und -beurteilung empfiehlt es sich, ein angemessenes Verfahren einzuführen, mithilfe dessen Risiken klassifiziert und in ihrer Wertigkeit analysiert und gewichtet werden. Risiken sind hierbei bezogen auf die jeweilige Steuerart und die damit verbundenen Prozesse festzustellen und schriftlich festzuhalten.

Tax Compliance-Programm

Das Tax Compliance-Programm benennt anschließend konkrete Maßnahmen, um die identifizierten Risiken zu reduzieren oder aufgedeckte Schwachstellen zu beheben. Als Maßnahmen kommen bspw. Folgende in Betracht:

  • Zurverfügungstellung von Checklisten
  • Fortbildungen
  • Festlegung von Verantwortlichkeiten, Vertretungsregeln, Unterschriftenregeln und Dokumentationsregeln
  • Kontrollen (z.B. VierAugen-Prinzip, Checklisten, stichprobenartige Überprüfung, beispielweise ob zuständige Mitarbeiter mit dem Tax Compliance-Programm vertraut sind)

Tax Compliance-Kommunikation

Die Tax Compliance-Kommunikation dient dazu, die Mitarbeiter im Unternehmen über ihre Verantwortlichkeiten und Rollen zur Einhaltung der steuerlichen Pflichten zu informieren. Es wird zudem festgelegt, wie Tax Compliance-Risiken oder Hinweise auf Regelverstöße an die zuständigen Stellen zu melden sind.

Tax Compliance-Überwachung und Verbesserung

Das abschließende Grundelement eines Tax CMS ist die Tax Compliance-Überwachung und Verbesserung. Das im Unternehmen eingeführte Tax CMS bedarf einer stetigen Überwachung und Optimierung. Die Überwachung sollte mittels einer angemessenen Dokumentation geschehen.

Die Einführung eines Tax CMS bedeutet aber nicht, dass in einem Unternehmen alle steuerbezogenen Prozess erfolgen müssen. Aufgaben können selbstverständlich an externe Dritte delegiert werden. Hierbei ist aber gleichfalls sicherzustellen, dass diese ihre Aufgaben und Verantwortungen kennen, ihnen relevante Angaben durch das Unternehmen zur Verfügung gestellt und die Arbeitsergebnisse der Dritten kontrolliert und überwacht werden und sie hierdurch Teil des Tax CMS werden und sind.

VI. Positive Effekte und Chancen eines Tax CMS

Neben den zuvor beschriebenen positiven Effekten – in Form einer Dokumentation, die steuerlichen Pflichten und Regeln einzuhalten und regelkonformes Verhalten durch die Implementierung strukturierter Prozesse sicherzustellen –, die bereits mit der Einführung eines Tax CMS verbunden sind, ergeben sich aus einem Tax CMS weitere, wesentliche positive Wirkungen. So werden im Laufe des Implementierungsprozesses zahlreiche steuerliche Risiken identifiziert und bewertet. Es werden Maßnahmen eingeführt, die das Eintreten dieser Risiken vermeiden sollen. Mithilfe von Frühwarn-Systemen werden Prozesse und Maßnahmen kontinuierlich angepasst und bringen hierdurch positive Effekte in puncto Effizienz und Kostenersparnis mit sich. Darüber hinaus können im Rahmen der Einrichtung Organisationsstrukturen optimiert werden, da Geschäftsprozesse (auch abteilungsübergreifende) identifiziert, definiert, dokumentiert und Rollen und Zuständigkeiten unmissverständlich zugeordnet werden. Hierdurch werden ineffiziente Prozessabläufe sichtbar, die entsprechend behoben werden können.

Die Dokumentation von Prozessen ermöglicht zudem deren Standardisierung, so dass bspw. die Steuerabteilung unabhängig von Einzelpersonen aufgestellt werden kann. Die der Implementierung vorgeschaltete Analyse des Unternehmens kann zudem Steuergestaltungspotentiale zu Tage befördern, die sich am Ende in der Reduktion der Steuerbelastung des gesamten Unternehmens oder des Konzerns niederschlagen kann.

VII. Unser Tipp

Gesetzeskonformität sowie die Befolgung von Regeln und Pflichten sind für die meisten Unternehmer selbstverständlich. Die zunehmende Komplexität des Steuerrechts macht es Ihnen jedoch nicht einfach, diesen Anforderungen gerecht zu werden, da regelmäßig ein hohes Maß an einem sich ständig fortentwickelndem Spezialwissen gefordert wird.

Die zutreffende Bewertung und Anwendung von steuerlich relevanten Sachverhalten ist ohne die Implementierung effektiver Mechanismen zu Kontrollzwecken praktisch nicht mehr möglich. Dies ist nicht zuletzt darauf zurückzuführen, dass die kontinuierliche Weiterentwicklung der Technik in den vergangenen Jahren dazu führte, dass die Finanzverwaltung systematisch Regelverstöße aufdeckt. Zudem wurden auch die rechtlichen Rahmenbedingungen für die – gewollte oder nicht gewollte – Nichtbeachtung von steuerlichen Pflichten drastisch verschärft.

Gerade kleine und mittlere Unternehmen behandeln die hiermit einhergehenden Risiken bislang stiefmütterlich. Dies ist bedingt durch den Aufwand und die hiermit zusammenhängen Kosten zunächst verständlich. Jedoch sind auch mittelständische Unternehmen regelmäßig den vielfältigen steuerlichen Risiken ausgesetzt. Insbesondere der Vorwurf sich nicht compliant verhalten zu haben, kann sich im Nachhinein als deutlich kostenintensiver erweisen als der Aufbau eines Tax CMS. Daher ist ein Tax CMS auch im Mittelstand unabdingbar, weshalb wir grundsätzlich empfehlen, ein auf die Besonderheiten Ihres Unternehmens abgestimmtes Tax CMS einzurichten, welches Ihr Unternehmen vor Haftungsrisiken, ungeplanten Zahlungsabflüssen und Reputationsschäden bewahren kann.

(Stand: 01.11.2018)

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