Keine Angst vor der Verfahrensdokumentation

Steuertipp 11/2018

 

I. Worum es geht

Tax Compliance und Tax Compliance Management Systeme wird zunehmend intensiver diskutiert. Diskutiert wird dabei grundsätzlich nicht mehr, ob derartige Systeme eingeführt werden sollen, sondern wie eine Integration in die laufende Struktur des Unternehmens gelingen kann. Ein Teil eines Tax Compliance Systems bildet die sogenannte Verfahrensdokumentation, welche den vollständigen Buchhaltungsprozess schriftlich nachbildet und dokumentiert.

Das Fehlen einer solchen Verfahrensdokumentation kann u. U. unliebsame Konsequenzen nach sich ziehen, die bis zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen können. So prüft die Finanzverwaltung regelmäßig im Rahmen von Betriebsprüfungen, ob Unternehmen ordnungsgemäß Bücher führen. Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist nach den GoBD für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation erforderlich, welche alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Sie muss so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter, gemeint sind insbesondere die Prüfungsdienste der
Finanzverwaltung, innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsprozesse des Unternehmens verschaffen kann.

II. Was verlangt die Finanzverwaltung?

Mit Schreiben vom 14.11.2014 (BMF v. 14.11.2014, BStBl I 2014, S. 1450) veröffentlichte die Finanzverwaltung die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elek-tronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die Finanzverwaltung legt hierin fest, welche Anforderungen an die Buchführung zu stellen sind, sofern im Rahmen des Buchhaltungsprozesses auf IT-gestützte Systeme – sprich ein EDV-basiertes Buchhaltungssystem – zurückgegriffen wird.

Das BMF-Schreiben ist jedoch nicht in der Weise zu verstehen, als handele es sich dabei um einen eigenen Buchhaltungsstandard. Die Pflicht zur Führung ordnungsmäßiger Bücher ergibt sich grundsätzlich – gegebenenfalls erweitert um steuerspezifische Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach §§ 145 ff. AO – aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Die dabei aus dem HGB folgenden Grundsätze, wie bspw. die Klarheit und Übersichtlichkeit, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit oder die Vollständigkeit der Buchführung, werden durch das BMF-Schreiben letztendlich interpretiert, konkretisiert und auf die Fälle übertragen, in denen die Buchhaltung mithilfe EDV-gestützter Systeme geführt wird.

Um sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden und um den Buchführungsprozess im Rahmen einer Betriebsprüfung nachvollziehen und überprüfen zu können, sieht das BMF-Schreiben die Anfertigung einer Verfahrensdokumentation vor (BMF, Schreiben vom 14.11.2014, Rz. 150). Aus der Verfahrensdokumentation sollen der Inhalt, der Aufbau, der Ablauf und die Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich um ein Handbuch, in dem der Buchhaltungsprozess von dem Eingang oder der Erzeugung eines Belegs, über dessen Verbuchung bis hin zur Ablage im Papierordner oder der Archivierung im EDV-System vollständig und lückenlos beschrieben ist.

Bereits im BMF-Schreiben über die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) aus dem Jahr 1995 sah die Finanzverwaltung die Anfertigung einer entsprechenden Verfahrensdokumentation vor. Im Vergleich zu dem damaligen Schreiben regelt das geltende BMF-Schreiben detaillierter, welchen Umfang die Verfahrensdokumentation vorzuweisen hat. Daneben gewinnt das Thema aufgrund der zunehmenden Komplexität der IT-Strukturen und dem darin eingebundenen Buchhaltungsprozess an Bedeutung. Die Verfahrensdokumentation ermöglicht es der Finanzverwaltung, sich im Zuge einer Betriebsprüfung ein Bild über die Abläufe zu machen und mögliche Schwachstellen, die den geforderten Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflichten zuwiderlaufen, aufzudecken. Sofern vorhandene Mängel gravierend sind, kann die Finanzverwaltung die Buchhaltung für nicht ordnungsgemäß befinden und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Hinzu tritt der Umstand, dass das BMF-Schreiben für alle Zeiträume anzuwenden ist, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Angesetzte Betriebsprüfungen, welche die Zeiträume 2015, 2016 und 2017 umfassen, werden das Thema der ordnungsmäßigen Buchführung u. U. verstärkt aufgreifen und angehen.

III. Wie sieht eine Verfahrensdokumentation konkret aus?

Nach der Definition der Finanzverwaltung beschreibt die Verfahrensdokumentation den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, zum Beispiel bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Information über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion (BMF, Schreiben vom 14.11.2014, Rz. 152). Regelmäßig besteht sie dabei aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation (BMF, Schreiben vom 14.11.2014, Rz. 153). Was unter den einzelnen Punkten zu verstehen ist, bleibt hingegen in dem BMF-Schreiben unbeantwortet. Unter Rückgriff auf die Verlautbarung des Instituts der Wirtschaftsprüfer zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie vom 24.09.2002 (IDW RS FAIT 1) lassen sich die einzelnen Bausteine wie folgt definieren:

Die allgemeine Beschreibung gibt Auskunft über die allgemeine Organisation des Unternehmens, z. B. Aufbauorganisation, Rollen, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten, die Aufgabenbereiche, und Unternehmensprozesse, z. B. Ablauforga-nisation. Die Anwenderdokumentation, stellt Informationen zur Verfügung, die erforderlich sind, um ein DV-System sachgerecht zu bedienen. Das können bspw. Arbeitsanweisungen, Bedienungsanleitungen oder Benutzerhandbücher sein. Die technische Systemdokumentation beinhaltet eine technische Übersicht der DV-Anwendung. Sie bildet das Fundament für die Einrichtung eines sicheren und geordneten DV-Betriebs sowie für die Wartung der DV-Anwendung durch den Programm-ersteller. Die Betriebsdokumentation dient einerseits der Erläuterung und Dokumentation der Unternehmensprozesse aus organisatorischer Sicht und andererseits der ordnungsgemäßen Anwendung der DV-Systeme. Die Betriebsdokumentation betrifft u. a. das Datensicherungsverfahren, die Verarbeitungsnachweise und die Zugangsberechtigungen.

IV. Unser Tipp zur Einführung in Ihrem Unternehmen

Bei dem BMF-Schreiben handelt es sich zwar nur um eine Verwaltungsanweisung, aus der für den Steuerpflichtigen keine Verpflichtungen erwachsen. Die Sichtweise der Finanzverwaltung wird hierdurch aber deutlich. Für die Prüfung, ob eine ordnungsmäßige Buchführung vorliegt, ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und lückenlos dokumentiert. Die Dokumentation kann bspw. aus einer einen Rahmen bildenden Erläuterung zu den einzelnen Punkten bestehen, die dann selbst wiederum auf andere Dokumente (bspw. Anwenderhandbücher) verweist. Wir verfügen hier über standardisierte Muster, die an die unternehmensindividuellen Gegebenheiten angepasst werden.

Abschließend sei aber mit allem Nachdruck darauf hingewiesen, dass das reine Fehlen einer Verfahrensdokumentation selbst nicht zum Verwerfen der Buchhaltung führen darf, sofern sie auch ohne

eine entsprechende, schriftliche Dokumentation nachvollzieh- und nachprüfbar ist. Bei Streitigkeiten mit dem Finanzamt, die auf einer fehlenden Verfahrensdokumentation beruhen, sollte daher darauf hingewirkt werden, dass die Finanzverwaltung dennoch die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung anerkennt. Selbstverständlich unterstützen wir sie auch hierbei.

(Stand: 01.11.2018)

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