Maschinelles Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 bei Dienstreisen ins Ausland

Steuertipp 04/2019

 

I. Ausgangslage

Nach dem sog. Territorialitätsprinzip gilt das deutsche Sozialversicherungsrecht grundsätzlich nur für Personen, die innerhalb Deutschlands beschäftigt sind. Dies würde an sich dazu führen, dass Arbeitnehmer auf Auslandsdienstreisen nicht mehr dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegen. § 4 Abs. 1 SGB IV regelt daher, dass im Falle einer Entsendung weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht Anwendung findet und in der Folge auch weiterhin Beiträge zur deutschen Sozialversicherung zu entrichten sind (sog. Ausstrahlung).

Eine Ausstrahlung liegt nicht nur vor, sofern der Mitarbeiter im Rahmen eines Projektes für ein Jahr ins Ausland geht. Jedes Meeting, jeder Workshop, selbst das Tanken während der Dienstzeit im EU-Ausland erfordert nach den gesetzlichen Rahmenbedingungen eine A1-Bescheini-gung. Anderenfalls können bei Kontrollen Probleme drohen. Bislang haben Arbeitgeber in der Regel bei kurzzeitigen Einsätzen im Ausland keine A1-Beschei-nigung beantragt.

II. Kontrollen durch die Behörden

Seit dem 01.01.2018 ist es möglich, A1-Bescheinigungen unmittelbar aus dem Abrechnungsprogramm heraus zu beantragen. Seither werden die Prüfungen im EU-Ausland deutlich verstärkt. Es werden Kontrollen an Flughäfen und Hotelrezep-tionen durchgeführt. Liegt die A1-Beschei-nigung nicht vor, drohen empfindliche Verwarnungsgelder.

III. Maschinelles Verfahren

Wird die A1-Bescheinigung aus dem Lohnabrechnungsprogramm maschinell erstellt, senden die ausstellenden Stellen die A1-Bescheinigungen innerhalb von drei Arbeitstagen maschinell in das Abrechnungsprogramm zurück. Dieses Dokument kann dann ausgedruckt und dem Arbeitnehmer zur Vorlage im Beschäftigungsstaat übergeben werden. Sind die Angaben im maschinellen Antrag nicht vollständig, erfolgt seit dem 01.07.2018 eine ablehnende maschinelle Rückantwort. Der Antrag muss dann mit vollständigen Daten neu gestellt werden.

Auch der Antrag auf Abschluss einer Ausnahmevereinbarung zur Fortgeltung des Rechts im Heimatstaat kann im automatisierten Verfahren beim GKV-Spitzen-verband, DVKA, gestellt werden. Die Erklärung des Entsandten, dass die Ausnahmevereinbarung in seinem Interesse liegt, ist allerdings auch zukünftig schriftlich zu übersenden.

Seit dem 01.01.2019 ist das maschinelle Antrags- und Bescheinigungsverfahren verpflichtend. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in der Besprechung zum gemeinsamen Meldeverfahren am 28. Juni 2018 eine Kompromisslösung geschaffen. Hiernach können Arbeitgeber im begründeten Einzelfall bis zum 30. Juni 2019 weiterhin Papieranträge verwenden.

IIV. Unser Tipp

Um einer möglichen Doppelversicherung zu entgehen, ist jeder Beschäftigte verpflichtet, eine sog. A1-Bescheinigung innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz bei sich zu führen. Der Arbeitgeber muss die A1-Bescheinigung frühestmöglich vor Beginn der Auslandsdienstreise beantragen. Diese dient als Nachweis, dass der Beschäftigte dem Sozialversicherungsrecht seines Heimatlandes unterliegt und bindet insoweit auch die ausländischen Sozialversicherungsbehörden. Die A1-Bescheinigung gilt auch für Selbstständige. Jedoch ist in diesem Fall ein elektronisches Verfahren noch nicht möglich und die Anträge sind schriftlich zu stellen.

Lassen Sie die Anträge durch Ihre Abrechnungsstelle, z.B. durch Ihren Steuerberater, elektronisch beantragen. Gerne unterstützen auch wir Sie bei der Beantragung und stehen für Fragen zur Verfügung.

(Stand: 02.04.2019)

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